個人情報の記載されたメールの誤送信について

　大阪府立中央図書館（以下「中央図書館」という。）において、図書貸出業務や複写業務等を委託している事業者（以下「委託事業者」という。）が、個人情報が記載された「複写料金のお知らせ」（※）を誤送信するという事案が発生しました。

（※）申込受付後に料金を通知し、振込をお願いする電子メール（以下「メール」という。）のこと

　このような事態を招きましたことを深くお詫び申し上げますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。

1　流出した個人情報（1名分）

　複写申込者の氏名

2　事案の経過

　〇令和8年5月10日（日曜日）

　中央図書館に来館した申込者Xから、委託事業者に、郵送による複写物の受取希望の申込があった。

　〇令和8年5月13日（水曜日）

　委託事業者のスタッフAは、複写料金を申込者Xに知らせるため、申込者Xが申込書に記載したメールアドレス宛てにメールを作成した。その後、他のスタッフが申込書に記載のメールアドレスと送信先に相違がないかを確認のうえ、メールを送信した。

　〇令和8年5月14日（木曜日）

　当該メールを受信したYから委託事業者に、当該メールに対して全く心当たりがないとの返信が届いた。

　○令和8年5月15日（金曜日）

　スタッフBが申込書に記載されたメールアドレスと送信したメールを確認したところ、メールアドレスを誤って入力していたことが判明した。

　〇令和8年5月19日（火曜日）

　委託事業者のスタッフBが、当該メールを受信したYへ謝罪及びメールの削除を依頼した。

申込者Xに対しメール及び電話連絡で謝罪を行い、了承を得た。

　〇令和8年5月20日（水曜日）

　当該メールを受信したYから委託事業者にメールを削除した旨の返信があった。

3　誤送信の原因

　・メールの作成者が、申請書に記載されたメールアドレスの一部を誤認して入力した。

　・送信前のダブルチェックの際に、申請書に記載されたメールアドレスとメールの送信先を突合する際の確認が不十分だった。

4　再発防止策

　中央図書館から委託事業者に対し、再発防止策を講じるよう指導を行ったところ、次の対応策が示され、今後実施することを確認した。

　1.メールアドレスを手入力する場合は、入力したのち保存したメールを、1名が読み上げ、1名が指差し確認する形で2名でメールアドレスのアルファベット等を一文字ずつ確認した後に送信することを徹底する。

　2.メール内容に個人情報が含まれる場合は、上記1.の方法により、事前に確認用メールを送信し、申込者から着信確認の返信を受けた後、改めてメールを送信することとする。

　3.委託事業者において、スタッフに対し研修を通じて個人情報の適正管理の周知徹底を図る。

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