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教育庁施設財務課において、就学支援金審査等業務における労働者派遣業務の契約事業者（以下「派遣元」という。）から派遣されている職員（以下「派遣職員」という。）の7月分出勤簿を紛失するという事案が発生しました。
このような事態を招いたことをお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。
1.紛失した書類に記載されていた個人情報（1名分）
・会社名、支店名、会社スタッフナンバー、氏名（漢字）、勤務日当日の開始時間・終了時間・休憩時間及び署名
2.事案の経緯
○令和8年7月2日（木曜日）
・派遣職員Aが同日付けで退職。Aは従事時間を出勤簿に記入後、所定場所に戻して退勤し、その後、施設財務課職員Bが出勤簿の記入内容を確認し、確認印を押して所定場所へ戻した。
○令和8年7月27日（月曜日）
・派遣元から、Aの出勤簿の電子データ送付依頼があり、施設財務課職員Cは、所定場所から出勤簿を取り出し、複合機でPDFファイル化して派遣元に電子メールにて送付した。PDFファイル化後、所定場所へ戻した。
○令和8年7月31日（金曜日）
・施設財務課職員CがAを除く派遣職員全員分の7月分出勤簿を派遣元に送信するために複合機でPDFファイル化し、電子データで送付した。
・施設財務課職員CはPDFファイル化後、全員の出勤簿を一つにまとめ、所定場所へ戻したが、その中にAの出勤簿を含めたか不明。
○令和8年8月13日（木曜日）
・派遣元から7月分の請求書が届き、契約・支払業務担当の施設財務課職員Dが請求書と出勤簿を照合した際、Aの出勤簿が見当たらないことが発覚した。
・施設財務課執務室内外（自席、書庫及び書棚の保管書類、派遣職員の机の中、分室等）を捜索するも、発見に至らなかった。
○令和8年9月1日（火曜日）
・施設財務課課長補佐より派遣元に経緯を説明し、謝罪した。
・施設財務課からAに説明・謝罪するため、連絡先の提示を依頼したが、派遣元もAと連絡が取れず。
○令和8年9月16日（水曜日）
・施設財務課から、派遣元を通じAに謝罪文を送付した。
3.原因
・毎月末日に、当月分の派遣職員全員の出勤簿を、施設財務課担当者が複合機でPDFファイル化し、派遣元に電子メールで送信しているが、PDFファイル化前後に複数名で枚数確認等を行っていなかった。
・PDFファイル化を行う際に、他の書類に紛れる可能性のある環境で出勤簿を取り扱っていた。
4.再発防止策
同様の事案発生を繰り返さないため、施設財務課担当グループにおいて、事案を共有した上で本事務の手順を次のように見直す。
・出勤簿の保管
派遣職員の出勤簿は施錠可能な書棚で保管することとし、派遣職員の出退勤時は限られた施設財務課職員が保管場所から取り出し、又は収納する。
・PDFファイル化作業を行う場所を限定
PDFファイル化作業の際に、派遣職員の出勤簿が他の書類に紛れてしまうリスクを排除するため、打合せスペースの机など他の書類が机上にない場所で、出勤簿の出し入れを行う。
・PDFファイル化前後の枚数確認の徹底
複合機でのPDFファイル化作業の前後に施設財務課職員の複数名で枚数の確認を行い、作業完了後は保管場所に収納する。
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