個人情報を記載した書類の紛失について

鳳土木事務所において、土地所有者4名から受け取った印鑑登録証明書（以下「印鑑証明」という。）を紛失するという事案が発生しました。

このような事態を招きましたことをお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に努めてまいります。

1　印鑑証明に記載されていた個人情報

　・土地所有者の住所、氏名、生年月日、印影

2　事案の経緯

○令和4年6月10日（金曜日）

　・担当者Xが土地所有者A氏、B氏、C氏から受領した印鑑証明を1つの封筒に入れ、引き出しに入れた。

○令和4年6月20日（月曜日）

　・担当者Xが土地所有者D氏から受領した印鑑証明を、A氏、B氏、C氏から受領した印鑑証明が入った封筒に入れ、引き出しに入れた。

○令和5年7月21日（金曜日） から7月27日（木曜日）

　・担当者Xの後任である担当者YがA氏、B氏、C氏、D氏から受領した印鑑証明が入った封筒がないことに気付き、封筒の保管場所をはじめ、事務所内の机やロッカー、倉庫等を捜索したが、発見できなかった。

○令和5年7月28日（金曜日）から7月30日（日曜日）

　・担当者Yの上司である担当者Zが各土地所有者に電話連絡し、経緯説明及び謝罪を行い、了承を得た。

3　紛失の原因

　・当該書類の保管場所に個人情報が含まれない書類も混在しており、書類整理を行った際に封筒内の確認を怠り、印鑑証明の入った封筒を他の不要書類と併せて誤廃棄した可能性が高い。

4　再発防止策

　・個人情報を含む書類を保管するための専用ロッカーを新たに確保するとともに、専用ロッカーに保管する書類の管理リストを作成し、管理を徹底する。

　・不要書類を廃棄する際は、封筒等の中に保管すべき書類が残っていないか複数人で確認する。

　・部内職員に対する本事案の周知と再発防止に向けた注意喚起を行った。

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