個人情報が記載された書類の紛失について

大阪障害者職業能力開発校において、入校生の自動車通校・駐車申請の認定手続き（以下「自動車通校の認定手続き」という。）に際し、個人情報が記載された書類を紛失する事案が発生しました。このような事態を招きましたことをお詫びいたしますとともに、再発防止に努めてまいります。

1　紛失した書類

本校入校生（以下「生徒X」という。）の「自動車通校・駐車（変更）願」及び根拠資料

2　紛失した書類に記載されていた個人情報（1名分）

氏名、住所、訓練科目名、障がい部位・等級、自宅からの経路

3　事案の経過

〇令和8年2月17日（火曜日）

自動車通校を希望する新年度の4月入校予定者に対して「自動車通校・駐車（変更）願」及び根拠資料（合わせて、以下「書類」という。）を入校前に提出するよう郵便にて案内した。

〇令和8年3月上旬

生徒Xから書類が郵送され、総務課で受領した。

〇令和8年3月中旬

書類に確認すべき事項があったため、総務課職員（以下「職員A」という。）が生徒Xに架電し、不足している資料を郵送するように伝えた。

その後、職員A、生活指導担当職員（以下「職員B」という。）、自動車通校担当職員（以下「職員C」という。）及び生徒Xの担任（以下「職員D」という。）の間で書類のやりとりが行われた。ただし、各職員の記憶に差異があり、やりとりの詳細な状況は不明である。

〇令和8年3月下旬

職員Aが生徒Xの書類があるか職員Cに確認したところ、保管していない旨の回答があり、また、職員B及び職員Dも生徒Xの書類の所在について、不明との回答であった。

〇令和8年4月上旬

4月入校生の自動車通校の認定手続きを行うにあたり、職員Dは、生徒Xに架電して申請に必要な項目について聞き取り、仮の申請書類を作成した。

後日、職員Dは入校説明会のために来校した生徒Xに対し、仮申請書の内容確認と空白部分の記入を依頼し、提出された書類を受領した。

その後、本校において自動車通校の認定手続きを行い、生徒Xについて認定を行った。

〇令和8年5月14日（木曜日）

管理職の職員（以下「職員E」という。）は、生徒Xから書類を再提出した旨を聞き、本件紛失を管理職が認識するに至った。

〇令和8年5月18日（月曜日）

職員Eは、生徒Xに書類の紛失について経緯説明及び謝罪を行った。

〇令和8年5月14日（木曜日）から5月26日（火曜日）まで

関係職員4名に書類の受け渡し状況について聞き取りを行ったが、所在の特定には至らなかった。また、校内で書類を捜索したが発見できなかった。

〇令和8年6月2日（火曜日）

生徒Xに調査状況の報告と再発防止策等について説明を行うとともに、改めて謝罪し、了承いただいた。

4　原因

〇入校生の自動車通校の認定手続きを行うに際し、書類の管理者や保管方法について、明確なルールが整備されていなかったため、保管責任の所在が不明確となり紛失に至った。

〇受領した書類を施錠可能な場所で保管することを怠った。

〇書類のやりとりを行った担当職員の個人情報の取扱いに関する認識不足により、担当者間で書類の紛失を認識した後も、上司への報告が行われず、関係者への聞き取り、校内での書類の捜索などの対応が遅れた。

5　再発防止策

〇自動車通校担当職員を管理者とし、提出された書類については、受領した都度、ファイルに綴じて一元管理を行う。また、各処理段階における担当者及び進捗状況を記録・管理するためにチェックリストを作成する。

〇個人情報を含む文書は、施錠できるロッカー等で保管し、持ち出しする際は記録するなど組織的に管理するとともに、業務終了時は必ず元の保管場所に戻すことを徹底する。

〇校職員に対し、本事案を改めて周知するとともに、校内における個人情報を適正に管理するための研修を実施する。また、毎月開催している職員会議において定期的に注意喚起を行う。

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