個人情報を含む文書の誤送付について

　富田林子ども家庭センター（以下「センター」という。）において、個人情報が記載された保護変更通知書（以下「通知書」という。）（※）を誤送付するという事案が発生しました。
　このような事態を招きましたことを深くお詫びいたしますとともに、再発防止に取り組んでまいります。

　※通知書は生活保護受給者宛てに保護内容（保護費の金額等）の変更を通知する書類

1　通知書に記載されていた個人情報

　生活保護受給者2名の氏名、住所、保護費の金額及び振込先金融機関支店名

2　事案の経過

○令和6年6月26日（水曜日）

・生活保護受給者のA氏、B氏及びC氏は、居住している集合賃貸住宅の経営会社の管理者（以下「管理者」という。）に金銭管理を委任していることから、センターの職員が、当該3名の同意を得た上で通知書を管理者宛てに送付するため、窓あき封筒にまとめて封入した。

○令和6年6月27日（木曜日）

・センターの非常勤職員が、通知書の送付先を管理するシステム（以下「システム」という。）から出力した名簿と照合し、各通知書に記載の送付先に誤りがないか確認を行った。

○令和6年6月28日（金曜日）

・非常勤職員が当該封筒を発送した。

○令和6年7月2日（火曜日）

・A氏から管理者あてに、センターから届いたA氏の通知書に、B氏及びC氏の通知書が同封されていると連絡があったため、管理者は3名の通知書をA氏から受け取り、保管した。

○令和6年7月9日（火曜日）

・管理者がセンターに通知書を誤送付しているのではないかと連絡があり、センターが確認したところ、本来管理者に送付する3名の通知書をA氏にまとめて送付したことが判明した。

○令和6年7月10日（水曜日）

・センターの職員がB氏及びC氏の自宅を訪問の上、経緯説明及び謝罪をし、了承を得た。

○令和6年7月17日（水曜日）

・センターの職員がA氏の自宅を訪問の上、経緯説明及び謝罪をし、了承を得た。

3　原因

・システムでB氏及びC氏の通知書の送付先は管理者の住所に変更していたが、A氏の送付先については、A氏から送付先の変更の届出があったにもかかわらず、システムで変更していなかった。

・複数の通知書をまとめて送る際は、通知書をそれぞれ個別の窓あき封筒に入れた上で、それらを送付先が記載された別の封筒にまとめて封入し、送付すべきところ、3名の通知書をA氏の送付先が見える状態で一つの窓あき封筒にまとめて封入し、送付してしまった。

4　再発防止策

・通知書の送付先に変更があった場合には、必ずシステムで送付先の変更を行い、正しく変更されているか複数人で確認を行う。

・複数の通知書をまとめて送る際は、通知書をそれぞれ個別の窓あき封筒に入れ、システムから出力した名簿と各通知書に記載の送付先及びまとめて送付する封筒に記載の送付先が同一であることを複数人で確認した上で送付することを徹底する。

・担当課職員に対し、本事案を周知し、個人情報の取り扱いに関する研修を行うことで、改めて個人情報の適正な管理を徹底する。

・併せて、同様の生活保護業務を実施している他の子ども家庭センターに対して本事案を周知し、適切に事務処理を行うよう徹底する。

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