個人情報を記載した書類の紛失について

 大阪府大阪自動車税事務所なにわ分室(以下「事務所」という。)において、運転免許証の写し(以下「写し」という。)を紛失するという事案が発生しました。

 このような事案が生じたことをお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。

1 写しに記載されていた個人情報

氏名、生年月日、住所、免許の条件等、免許番号、免許の種類、顔写真

2 経緯

○令和6年11月28日(木曜日)

• 納税義務者A氏の代理人(以下「代理人」という。)から事務所に提出があった身体障がい者減免申請書、写し等の減免申請関係書類(以下「書類」という。)を、職員が鍵付きロッカーに保管した。
• 減免審査のため、12月2日(月曜日)までの間、複数回にわたり複数の職員が鍵付きロッカーから書類を取り出し、確認作業を行い、確認終了のたびに書類は鍵付きロッカーに戻し、保管した。

○令和6年12月2日(月曜日)

• 職員が代理人に対し、今後の減免審査で使用しない書類を返却するとともに、不足している書類の提出を依頼した。

○令和6年12月6日(金曜日)

• 代理人から不足している書類の提出があり、職員がこれまで受領していたA氏にかかる書類を確認したところ、写しが無いことが判明した。
• 全職員で事務所内を捜索したが発見できなかった。

○令和6年12月9日(月曜日)

• 職員が代理人に電話連絡し、12月2日に送付した返却書類の中に、写しが入っていないか確認したが、無いとの回答であった。

○令和6年12月12日(木曜日)

• 全職員で再度事務所内を捜索したが発見できなかった。

○令和6年12月13日(金曜日)

• 職員がA氏を訪問し、書類紛失について経緯説明及び謝罪を行い、了承を得た。

 また、A氏から再度写しの提供を受けた。

○令和6年12月16日(月曜日)及び17日(火曜日)

• 全職員で改めて事務所内を捜索したが発見できなかった。

3 原因

○減免審査のために書類からホッチキスを外した際に、写しが他の不要となった書類に混入しシュレッダーで処分した可能性が高い。

○シュレッダーで不要となった書類を処分する際に、残す必要がある書類が混在していないか確認しなかった。

4 再発防止策

○シュレッダーで書類を処分する際は、残す必要がある書類が混在していないか複数人で確認する。

○事務所の全職員に対して、本事案を周知するとともに、研修等を通じて個人情報を適切に取り扱うよう注意喚起を行う。

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