○大阪府教育委員会行政文書管理規程
平成十五年一月三十一日
大阪府教育委員会教育長訓令第一号
事務局一般
教育事務所長
各学校長
各館(所)長
大阪府教育委員会行政文書管理規程を次のように定める。
大阪府教育委員会行政文書管理規程
目次
第一章 総則(第一条―第五条)
第二章 教育庁における行政文書の管理(第六条―第二十四条)
第三章 府立学校における行政文書の管理(第二十五条―第四十条)
第四章 図書館及び教育センターにおける行政文書の管理(第四十条の二―第四十条の十七)
第五章 雑則(第四十一条)
第一章 総則
(趣旨)
第一条 この規程は、大阪府教育委員会行政文書管理規則(平成十五年大阪府教育委員会規則第一号。第三条第二項及び第五条第一項を除き、以下「規則」という。)その他別に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(平一六教育長訓令九・一部改正)
(定義)
第二条 この規程の用語の意義は、規則の定めるところによる。
(法規主任監督者)
第三条 教育庁に法規主任監督者を置き、教育庁中他の室課等の主管に属しない事務を所掌する室課等の課長をもって充てる。
2 法規主任監督者は、法規主任を監督し、重要な行政文書(教育庁中の室課等及び教育庁の所管する出先機関において起案された条例、規則、告示、公告、訓令、要綱及び要領に係る行政文書その他の重要な行政文書をいう。次条第三項において同じ。)の審査に係る企画及び調整を行う。
(令四教委訓令三・全改)
(法規主任)
第三条の二 教育庁に法規主任を置き、教育長が教育庁の事務職員のうちから指定しなければならない。
2 教育長は、前項の規定により法規主任を指定したときは、速やかに、当該法規主任の職及び氏名を総務部長に通知しなければならない。
3 法規主任は、教育庁の重要な行政文書を審査する。
(令四教委訓令三・追加)
(公文の例式)
第四条 公文の例式は、別表に掲げる公文例式によるものとする。
2 前項の例規番号は、行政文書の種類ごとに年間を通じて一連の番号とする。
(平二一教委訓令四・一部改正)
第二章 教育庁における行政文書の管理
(平二八教委訓令七・改称)
(教育庁における行政文書の管理)
第六条 教育庁の行政文書の管理については、他の章に定めるもののほか、この章の定めるところによる。
(平二八教委訓令七・一部改正)
(行政文書管理システムによる行政文書の管理)
第七条 保存期間の定めのある行政文書の管理については、行政文書管理システム(行政文書の管理を行うための情報システムをいう。以下同じ。)を利用する方法により行うことを原則とする。
(平一九教育長訓令六・平二一教委訓令四・平二二教委訓令九・平三一教委訓令二・一部改正)
(平二一教委訓令四・一部改正)
(行政文書の配布)
第九条 教育総務企画課長は、規則第十一条第一項の規定により受領した行政文書を、当該行政文書に係る事務を所掌する室課の文書管理者に開封しないでそのまま配布しなければならない。ただし、教育委員会及び教育庁宛ての行政文書その他開封しなければ配布先が判明しない行政文書については、開封することができる。この場合において、教育総務企画課長は、その余白に開封した旨を表示した印を押さなければならない。
(平二一教委訓令四・平二四教委訓令三・平二八教委訓令七・平三一教委訓令二・一部改正)
(行政文書の収受)
第十条 文書管理者は、前条の規定により配布を受け、又は規則第十一条第一項ただし書の規定により受領した行政文書を次に定める手続により収受させる。
一 文書主任は、配布を受け、又は受領した行政文書を文書管理担当者に配布する。
二 文書管理担当者は、前号の規定により配布された行政文書が担任事務に係る行政文書であるかどうか確認し、収受すべきでない行政文書等については文書主任に配布する。
三 文書主任は、前号の規定により配布された行政文書等で当該室課の所掌事務に係るもの以外の行政文書が他の室課の所掌事務に係るものであるときは、直ちに当該行政文書を当該室課へ配布する。
2 文書管理担当者は、規則第十一条第二項の規定により受領した行政文書のうち、担任事務に係るものを速やかに収受しなければならない。
3 文書管理担当者は、前二項の規定により収受した行政文書(起案を要するものを除く。)を、次に定める手続により処理する。
一 行政文書管理システムに文書題名、収受年月日、文書分類記号、文書記号、文書番号、簿冊番号及び保存期間を登録する。
三 文書管理担当者は、前二号の規定により処理した行政文書を文書管理者の閲覧に供する。
5 文書主任は、行政文書管理システムを利用する方法により受領した電子文書の処理状況を把握するとともに、その処理の促進を図らなければならない。
(平二二教委訓令九・平二四教委訓令三・一部改正)
(到達によらないで取得した行政文書の処理)
第十一条 文書管理担当者は、規則第十一条第一項又は第二項の規定により受領する行政文書以外の行政文書(規則第十七条第一項の規定により保存期間が定められた行政文書(以下「保存期間の定めのある行政文書」という。)(電磁的記録にあっては、電子文書に限る。)に限る。)を取得したときは、前条第三項の規定の例により適正に処理しなければならない。
(起案)
第十二条 行政文書の起案は、行政文書管理システムを利用する方法により行わなければならない。
一 行政文書管理システムに障害が発生していること。
二 国等により起案の方法が定められていること。
三 行政文書管理システム以外の情報システムを利用する方法により起案していること。
四 証明書を即時に交付しなければならない等行政文書管理システムを利用する方法により起案する時間的余裕がないこと。
(平二一教委訓令四・平二二教委訓令九・平二四教委訓令三・一部改正)
(起案時の登録事項等)
第十三条 前条第一項の規定により起案する場合にあっては、文書題名、起案年月日、文書分類記号、文書記号、文書番号、簿冊番号及び保存期間を行政文書管理システムに登録しなければならない。
2 前条第二項の規定により起案する場合にあっては、起案年月日、簿冊番号、文書分類記号、保存期間その他必要な事項を当該起案に係る行政文書に記載しなければならない。
(平二二教委訓令九・一部改正)
(決裁時の登録事項等)
第十四条 第十二条第一項の規定により起案した行政文書の決裁が終わったときは、決裁年月日を行政文書管理システムに登録しなければならない。
2 第十二条第二項の規定により起案した行政文書の決裁が終わったときは、当該決裁の終わった行政文書には決裁年月日、文書記号、文書番号その他必要な事項を記載するとともに、文書題名、決裁年月日、文書分類記号、文書記号、文書番号、簿冊番号及び保存期間を行政文書管理システムに登録しなければならない。ただし、行政文書管理システムを利用できない場合にあっては、文書管理台帳又は文書管理集合票に必要な事項を記載しなければならない。
(平二二教委訓令九・一部改正)
(起案以外の方法により作成した行政文書の処理)
第十五条 文書管理担当者は、起案以外の方法により作成した行政文書(保存期間の定めのある行政文書(電磁的記録にあっては、電子文書に限る。)に限る。)の事案の処理が完結したときは、前条第二項の規定の例により適正に処理しなければならない。
(文書番号等)
第十六条 文書記号は、室課(大阪府教育委員会通則(昭和二十四年大阪府教育委員会規則第一号)第八条第二項に規定する室のうち課を置く室(以下「課を置く室」という。)にあっては、その室に置く課。以下この条において同じ。)ごとに文書管理者が、教育総務企画課長に協議して定めなければならない。
2 文書番号は、一会計年度を通じ室課ごとに一連の番号とし、一文書題名ごとに一文書番号とする。ただし、同一の事案を一会計年度中に二回以上に分けて処理するもの又は同一の文書題名で一会計年度を通じ多量に処理するものについては、当該文書番号の枝番号を用いることができる。
4 簿冊番号は、一会計年度を通じ室課ごとに一連の番号とし、一簿冊件名ごとに一簿冊番号とする。
(平一六教育長訓令九・平二一教委訓令四・平二四教委訓令三・平二九教委訓令四・一部改正)
(文書の発信者名の特例)
第十七条 規則第十四条の施行する文書のうち同条ただし書に規定する文書であるものにあっては、発信者名に、教育次長名、室課名、室課の長名、課を置く室にあっては、その室に置く課(以下「室に置く課」という。)名、室に置く課の長名を用いることができる。
(公印及び署名)
第十八条 施行に用いる文書(以下「施行文書」という。)(電子文書を除く。以下この条において同じ。)は、決裁文書と照合して相違のないことを確認の上、公印を押さなければならない。
3 外国の地方公共団体の機関等に宛てて発送する施行文書については、文書の発信者が署名することにより第一項の規定による公印を押すことに代えることができる。
(平二四教委訓令三・平三一教委訓令二・一部改正)
(施行文書の発送等)
第十九条 施行文書の郵便による発送は、原則として大阪府府民文化部府政情報室長に依頼するものとする。
2 公印を押すことを要しない施行文書を教育庁、室課、これらの長その他の教育庁内の組織又は職員に宛てて施行する場合は、行政文書管理システムを利用する方法により行うことを原則とする。
(平二一教委訓令四・平二四教委訓令三・平二八教委訓令七・平三一教委訓令二・一部改正)
2 前項に定めるもののほか、行政文書の施行の記録に関し必要な事項は、別に定める。
(平二二教委訓令九・一部改正)
(行政文書の保管及び保存)
第二十一条 保存期間の定めのある行政文書については、行政文書管理システムを利用する方法により保管又は保存をしなければならない。
2 保存期間の定めのある行政文書については、一会計年度ごとに区分して簿冊(行政文書の保管又は保存をするための単位をいう。第二十八条第二項第二号を除き、以下同じ。)に保管又は保存をしなければならない。
3 簿冊は、一会計年度当初に(当該会計年度の途中に新たに簿冊を作成する必要がある場合にあっては、その都度)、簿冊件名、文書分類記号、簿冊番号、保存期間及び室課名(第九項の規定により行政文書を一の簿冊に保存をする場合にあっては、保存期間を除く。)を行政文書管理システムに登録することにより作成しなければならない。
4 一の簿冊に保管又は保存をする行政文書は、同一の文書分類記号を有し、かつ相互に関連した事項を記録したものでなければならない。
5 規則第十七条第一項ただし書の規定により保存期間を定めないこととされた行政文書(以下「保存期間の定めのない行政文書」という。)については、教育総務企画課長が別に定める電子計算機を利用する方法により、保管をしなければならない。
8 保存期間の定めのある行政文書(第一項の規定により保存をする行政文書を除く。)については、保存期間の起算日以後一年間、保管に係る行政文書と明確に区分して保存をしなければならない。
9 第二項の規定にかかわらず、保存期間の定めのある行政文書及びその行政文書と密接な関係のある保存期間の定めのある行政文書(保存期間の起算日の属する会計年度が異なるものに限る。)を合わせて常時使用する必要がある場合は、これらの行政文書を一の簿冊に保存をすることができる。この場合において、当該保存期間の定めのある行政文書については、それぞれの保存期間を超えて、文書管理者が必要と認める期間、保存をすることができる。
(平一六教育長訓令九・平二一教委訓令四・平二四教委訓令三・一部改正)
2 教育総務企画課長は、前項の規定により引継ぎを受けた行政文書について、適当な区分により整理し、及び保存をしなければならない。
(平一六教育長訓令九・平二一教委訓令四・一部改正)
(ファイル基準表等の整備)
第二十三条 文書管理者は、保存期間の定めのある行政文書について、毎会計年度の当初に、当該会計年度の簿冊の一覧表(以下この条において「ファイル基準表」という。)を行政文書管理システムを利用する方法により文書主任に作成させなければならない。
2 文書管理者は、保存期間の定めのない行政文書について、資料文書ファイル整理簿(様式第十三号)を作成し、及びこれに簿冊件名その他必要な事項を記載しなければならない。
3 文書管理者は、ファイル基準表及び前項の資料文書ファイル整理簿により適正に行政文書が管理されているかどうかを定期的に点検しなければならない。
(平一六教育長訓令九・一部改正)
(行政文書の廃棄)
第二十四条 規則第十八条第一項の廃棄の決定(以下「廃棄の決定」という。)は、行政文書管理システムを利用する方法により行わなければならない。
2 文書管理者は、文書主任に行政文書の廃棄に係る事務を処理させなければならない。
3 教育総務企画課長は、保存期間が満了する行政文書について、文書管理者が廃棄の決定をするまでに、行政文書管理システムを利用する方法により歴史的文化的価値を有すると認められる文書を選別しなければならない。
4 文書管理者は、前項の規定により選別された行政文書について、廃棄の決定がされ、及び保存期間が満了したときは、教育総務企画課長に引き渡さなければならない。
(平二一教委訓令四・一部改正)
第三章 府立学校における行政文書の管理
(平一九教育長訓令六・改称)
(府立学校における行政文書の管理)
第二十五条 府立学校における行政文書の管理については、他の章に定めるもののほか、この章の定めるところによる。
(平一九教育長訓令六・一部改正)
(平一九教育長訓令六・平二一教委訓令四・一部改正)
(行政文書の収受)
第二十七条 文書管理者は、規則第十一条第三項の規定により受領した行政文書を次に定める手続により収受させる。
一 文書主任は、行政文書を開封し、点検の上、収受すべき行政文書についてはこれに収受印(様式第十四号)を押印し、及びこれに収受年月日を記載する。
二 文書主任は、前号の規定により収受した行政文書を文書管理担当者に配布する。この場合において、重要又は異例な行政文書については、文書管理担当者に配布する前に、文書管理者の閲覧に供し、必要な指示を受けなければならない。
三 文書管理担当者は、前号の規定により配布された行政文書を、次に定める手続により処理する。
(平二四教委訓令三・平二八教委訓令七・一部改正)
(起案)
第二十八条 行政文書の起案は、収受・起案用紙(様式第八号)を用いて行わなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、軽易又は定例的な行政文書の起案は、次に掲げる方法により行うことができる。
一 簡易処理票の添付(前条第三号ハの規定の例による簡易処理印の押印を含む。)
二 文書管理者が、教育総務企画課長にあらかじめ協議して定めた用紙の使用
(平二一教委訓令四・平二二教委訓令九・一部改正)
(例文による起案)
第二十九条 次に掲げる文案に係る起案は、当該文案により行わなければならない。
一 法令等の様式に基づく文案
二 教育総務企画課長が別に定めた文案
三 文書管理者が、教育総務企画課長にあらかじめ協議して定めた文案
2 前項の場合には、起案用紙等にその旨を記載しなければならない。
(平二一教委訓令四・一部改正)
(文書番号等)
第三十条 起案に当たっては、起案年月日、簿冊番号、文書分類記号、保存期間その他必要な事項を当該起案に係る行政文書に記載しなければならない。
2 決裁文書には、決裁年月日、文書記号、文書番号その他必要な事項を記載するとともに、文書管理台帳又は文書管理集合票に必要な事項を記載しなければならない。
3 文書記号は、文書管理者が、教育総務企画課長に協議して定めなければならない。
4 文書番号は、一会計年度を通じ出先機関ごとに一連の番号とし、一文書題名ごとに一文書番号とする。ただし、同一の事案を一会計年度中に二回以上に分けて処理するもの又は同一の文書題名で一会計年度を通じ多量に処理するものについては、当該文書番号の枝番号を用いることができる。
5 簿冊番号は、一会計年度を通じ出先機関ごとに一連の番号とし、一簿冊件名ごとに一簿冊番号とする。
(平一六教育長訓令九・平二一教委訓令四・平二九教委訓令四・一部改正)
(文書の発信者名の特例)
第三十一条 規則第十四条の施行する文書のうち同条ただし書に規定する文書であるものにあっては、発信者名に、出先機関名及び出先機関の長名を用いることができる。
一 委員会名又は教育長名の行政文書で教育庁又は出先機関以外の者宛てに発するもの(第二十九条第一項の規定により処理するものを除く。) 教育総務企画課長
二 前号に掲げる行政文書以外の行政文書 文書主任
(平二一教委訓令四・平二四教委訓令三・平二七教委訓令四・平二八教委訓令七・一部改正)
(公印等)
第三十三条 施行文書(電子文書を除く。)について、決裁文書と照合して相違のないことを確認の上、公印及び契印を押さなければならない。
3 外国の地方公共団体の機関等に宛てて発送する施行文書については、文書の発信者が署名することにより第一項の規定による公印を押すことに代えることができる。
(平一六教育長訓令九・旧第三十四条繰上・一部改正、平二四教委訓令三・平三一教委訓令二・一部改正)
(施行文書の発送)
第三十四条 施行文書の郵便による発送は、文書管理者が文書主任に行わせなければならない。
2 前項の規定により発送する施行文書については、封筒又は包装により封をしなければならない。
(平一六教育長訓令九・旧第三十五条繰上)
(施行の記録)
第三十五条 前条第一項の規定により施行文書を発送したときは、文書主任は、決裁文書の所定欄に発送年月日を記載しなければならない。
2 前項に定めるもののほか、行政文書の施行の記録に関し必要な事項は、別に定める。
(平一六教育長訓令九・旧第三十六条繰上)
3 保存期間の定めのある行政文書については、一会計年度ごとに区分して保管又は保存をしなければならない。
4 一の簿冊に保管又は保存をする行政文書は、同一の文書分類記号を有し、かつ相互に関連した事項を記録したものでなければならない。
5 保存期間の定めのある行政文書については、保存期間の起算日以後一年間、第一項の保管に係る行政文書と明確に区分して保存をしなければならない。
6 第三項の規定にかかわらず、保存期間の定めのある行政文書及びその行政文書と密接な関係のある保存期間の定めのある行政文書(保存期間の起算日の属する会計年度が異なるものに限る。)を合わせて常時使用する必要がある場合は、これらの行政文書を一の簿冊に保存をすることができる。この場合において、当該保存期間の定めのある行政文書については、それぞれの保存期間を超えて、文書管理者が必要と認める期間、保存をすることができる。
(平一六教育長訓令九・旧第三十七条繰上・一部改正、平二四教委訓令三・一部改正)
2 文書管理者は、前項の規定により置換えを行った行政文書について、適当な区分により整理し、及び保存をしなければならない。
(平一六教育長訓令九・旧第三十八条繰上・一部改正)
2 文書管理者は、保存期間の定めのない行政文書について、資料文書ファイル整理簿(様式第十三号)を作成し、及びこれに簿冊件名その他必要な事項を記載しなければならない。
3 文書管理者は、前二項に規定するファイル基準表及び資料文書ファイル整理簿により適正に行政文書が管理されているかどうかを定期的に点検しなければならない。
(平一六教育長訓令九・旧第三十九条繰上)
(行政文書の廃棄)
第三十九条 行政文書の廃棄の決定に当たっては、文書廃棄票(様式第十七号)を作成するものとする。
2 文書管理者は、廃棄の決定をしたときは、直ちに、当該廃棄の決定に係る行政文書に関し歴史的文化的価値を有する文書を選別しなければならない。
4 文書管理者は、廃棄の決定をした行政文書で保存期間が満了したもの(前項の規定により教育総務企画課長に引き渡された文書を除く。)を速やかに処分しなければならない。
5 文書管理者は、前項及び規則第十八条第三項の規定による処分をするときは、印影その他必要があると認める部分を裁断し、又は焼却する等必要な措置を講じなければならない。
(平一六教育長訓令九・旧第四十条繰上、平二一教委訓令四・一部改正)
2 第十二条第一項、第十三条第一項、第十四条第一項、第十八条、第二十条、第二十一条(第五項を除く。)、第二十三条(第二項を除く。)並びに第二十四条第一項から第五項まで及び第七項の規定は、前項の場合における同項に規定する行政文書の管理について準用する。この場合において、第十三条第一項中「前条第一項」とあるのは「第四十条第二項において準用する前条第一項」と、第十四条第一項中「第十二条第一項」とあるのは「第四十条第二項において準用する第十二条第一項」と、第二十条第一項中「第十二条」とあるのは「第四十条第二項において準用する第十二条第一項」と、「同条第一項の規定による起案に係る施行にあっては行政文書管理システムに登録し、同条第二項の規定による起案に係る施行にあっては当該決裁文書又は文書管理台帳若しくは文書管理集合票に記載しなければならない」とあるのは「行政文書管理システムに登録しなければならない」と、第二十一条第三項中「室課名」とあるのは「府立学校名」と、同条第六項中「第一項又は前項」とあるのは「第一項」と、同条第七項中「保存期間の定めのある行政文書にあっては保存文書索引(様式第十一号)を、保存期間の定めのない行政文書にあっては資料文書索引(様式第十二号)」とあるのは「保存文書索引(様式第十一号)」と、同条第十一項中「第一項、第五項」とあるのは「第一項」と、第二十三条第三項中「ファイル基準表及び前項の資料文書ファイル整理簿」とあるのは「ファイル基準表」と、第二十四条第五項中「第二十二条第一項の規定により教育総務企画課長に引き継いだ行政文書以外の行政文書のうち、廃棄の決定をしたもの」とあるのは「廃棄の決定をした行政文書」と、同条第七項中「文書管理者及び教育総務企画課長」とあるのは「文書管理者」と、「第五項及び前項並びに規則第十八条第三項」とあるのは「第五項」と読み替えるものとする。
(平一六教育長訓令九・追加、平一九教育長訓令六・平二一教委訓令四・平二二教委訓令九・一部改正)
第四章 図書館及び教育センターにおける行政文書の管理
(平一九教育長訓令六・追加)
(図書館及び教育センターにおける行政文書の管理)
第四十条の二 図書館及び教育センター(以下「図書館等」という。)の行政文書の管理については、他の章に定めるもののほか、この章の定めるところによる。
(平一九教育長訓令六・追加)
(行政文書管理システムによる行政文書の管理)
第四十条の三 行政文書の管理については、行政文書管理システムを利用する方法により行うことを原則とする。
(平一九教育長訓令六・追加)
(平一九教育長訓令六・追加)
(行政文書の収受)
第四十条の五 文書主任は、規則第十一条第三項の規定により受領した行政文書を開封し、点検の上、受領した行政文書を文書管理担当者に配布する。この場合において、重要又は異例な行政文書については、文書管理担当者に配布する前に、文書管理者の閲覧に供し、必要な指示を受けなければならない。
2 文書管理担当者は、前二項の規定により収受した行政文書(起案を要するものを除く。)を、次に定める手続により処理する。
一 行政文書管理システムに文書題名、収受年月日、文書分類記号、文書記号、文書番号、簿冊番号及び保存期間を登録する。
三 文書管理担当者は、前二号の規定により処理した行政文書を文書管理者の閲覧に供する。
3 文書管理担当者は、第一項の規定により収受した行政文書のうち、起案を要するもので重要又は異例なものについては、文書管理者の閲覧に供さなければならない。
4 文書主任は、行政文書管理システムを利用する方法により受領した電子文書の処理状況を把握するとともに、その処理の促進を図らなければならない。
(平一九教育長訓令六・追加、平二二教委訓令九・平二四教委訓令三・一部改正)
(起案)
第四十条の六 行政文書の起案は、行政文書管理システムを利用する方法により行わなければならない。
一 行政文書管理システムに障害が発生していること。
二 国等により起案の方法が定められていること。
三 行政文書管理システム以外の情報システムを利用する方法により起案していること。
四 証明書を即時に交付しなければならない等行政文書管理システムを利用する方法により起案する時間的余裕がないこと。
(平一九教育長訓令六・追加、平二一教委訓令四・平二二教委訓令九・平二四教委訓令三・一部改正)
(起案時の登録事項等)
第四十条の七 前条第一項の規定により起案する場合にあっては、文書題名、起案年月日、文書分類記号、文書記号、文書番号、簿冊番号及び保存期間を行政文書管理システムに登録しなければならない。
2 前条第二項の規定により起案する場合にあっては、起案年月日、簿冊番号、文書分類記号、保存期間その他必要な事項を当該起案に係る行政文書に記載しなければならない。
(平一九教育長訓令六・追加、平二二教委訓令九・一部改正)
(決裁時の登録事項等)
第四十条の八 第四十条の六第一項の規定により起案した行政文書の決裁が終わったときは、決裁年月日を行政文書管理システムに登録しなければならない。
2 第四十条の六第二項の規定により起案した行政文書の決裁が終わったときは、当該決裁の終わった行政文書には決裁年月日、文書記号、文書番号その他必要な事項を記載するとともに、文書題名、決裁年月日、文書分類記号、文書記号、文書番号、簿冊番号及び保存期間を行政文書管理システムに登録しなければならない。ただし、行政文書管理システムを利用できない場合にあっては、文書管理台帳又は文書管理集合票に必要な事項を記載しなければならない。
(平一九教育長訓令六・追加、平二二教委訓令九・一部改正)
(起案以外の方法により作成した行政文書の処理)
第四十条の九 文書管理担当者は、起案以外の方法により作成した行政文書(保存期間の定めのある行政文書(電磁的記録にあっては、電子文書に限る。)に限る。)の事案の処理が完結したときは、前条第二項の規定の例により適正に処理しなければならない。
(平一九教育長訓令六・追加)
(文書番号等)
第四十条の十 文書記号は、文書管理者が、教育総務企画課長に協議して定めなければならない。
2 文書番号は、一会計年度を通じ図書館等ごとに一連の番号とし、一文書題名ごとに一文書番号とする。ただし、同一の事案を一会計年度中に二回以上に分けて処理するもの又は同一の文書題名で一会計年度を通じ多量に処理するものについては、当該文書番号の枝番号を用いることができる。
3 簿冊番号は、一会計年度を通じ図書館等ごとに一の番号とし、一簿冊件名ごとに一簿冊番号とする。
(平一九教育長訓令六・追加、平二一教委訓令四・平二四教委訓令三・平二九教委訓令四・一部改正)
(文書の発信者名の特例)
第四十条の十一 規則第十四条の施行する文書のうち同条ただし書に規定する文書であるものにあっては、発信者名に、図書館等名及び図書館等の長名を用いることができる。
(平一九教育長訓令六・追加)
(公印の押印)
第四十条の十二 施行に用いる文書(以下「施行文書」という。)(電子文書を除く。以下この条において同じ。)は、決裁文書と照合して相違のないことを確認の上、公印を押印しなければならない。
3 外国の地方公共団体の機関等に宛てて発送する施行文書については、文書の発信者が署名することにより第一項の規定による公印の押印に代えることができる。
(平一九教育長訓令六・追加、平二四教委訓令三・一部改正)
(施行文書の発送)
第四十条の十三 施行文書の郵便による発送は、文書管理者が文書主任に行わせなければならない。
2 前項の規定により発送する施行文書については、封筒又は包装により封をしなければならない。
3 公印の押印を要しない施行文書を教育庁、室課、これらの長その他の教育庁内の組織又は職員に宛てて施行する場合は、行政文書管理システムを利用する方法により行うことを原則とする。
(平一九教育長訓令六・追加、平二四教委訓令三・平二八教委訓令七・一部改正)
2 前項に定めるもののほか、行政文書の施行の記録に関し必要な事項は、別に定める。
(平一九教育長訓令六・追加、平二二教委訓令九・一部改正)
(行政文書の保管及び保存)
第四十条の十五 保存期間の定めのある行政文書については、行政文書管理システムを利用する方法により保管又は保存をしなければならない。
2 保存期間の定めのある行政文書については、一会計年度ごとに区分して簿冊に保管又は保存をしなければならない。
3 簿冊は、一会計年度当初に(当該会計年度の途中に新たに簿冊を作成する必要がある場合にあっては、その都度)、簿冊件名、文書分類記号、簿冊番号、保存期間及び室課名(第九項の規定により行政文書を一の簿冊に保存をする場合にあっては、保存期間を除く。)を行政文書管理システムに登録することにより作成しなければならない。
4 一の簿冊に保管又は保存をする行政文書は、同一の文書分類記号を有し、かつ相互に関連した事項を記録したものでなければならない。
5 規則第十七条第一項ただし書の規定により保存期間を定めないこととされた行政文書(以下「保存期間の定めのない行政文書」という。)については、教育総務企画課長が別に定める電子計算機を利用する方法により、保管をしなければならない。
8 保存期間の定めのある行政文書(第一項の規定により保存をする行政文書を除く。)については、保存期間の起算日以後一年間、保管に係る行政文書と明確に区分して保存をしなければならない。
9 第二項の規定にかかわらず、保存期間の定めのある行政文書及びその行政文書と密接な関係のある保存期間の定めのある行政文書(保存期間の起算日の属する会計年度が異なるものに限る。)を合わせて常時使用する必要がある場合は、これらの行政文書を一の簿冊に保存をすることができる。この場合において、当該保存期間の定めのある行政文書については、それぞれの保存期間を超えて、文書管理者が必要と認める期間、保存をすることができる。
(平一九教育長訓令六・追加、平二一教委訓令四・平二四教委訓令三・一部改正)
(ファイル基準表等の整備)
第四十条の十六 文書管理者は、保存期間の定めのある行政文書について、毎会計年度の当初に、当該会計年度の簿冊の一覧表(以下この条において「ファイル基準表」という。)を行政文書管理システムを利用する方法により文書主任に作成させなければならない。
2 文書管理者は、保存期間の定めのない行政文書について、資料文書ファイル整理簿(様式第十三号)を作成し、及びこれに簿冊件名その他必要な事項を記載しなければならない。
3 文書管理者は、ファイル基準表及び前項の資料文書ファイル整理簿により適正に行政文書が管理されているかどうかを定期的に点検しなければならない。
(平一九教育長訓令六・追加)
(行政文書の廃棄)
第四十条の十七 規則第十八条第一項の廃棄の決定(以下「廃棄の決定」という。)は、行政文書管理システムを利用する方法により行わなければならない。
2 文書管理者は、文書主任に行政文書の廃棄に係る事務を処理させなければならない。
3 教育総務企画課長は、保存期間が満了する行政文書について、文書管理者が廃棄の決定をするまでに、行政文書管理システムを利用する方法により歴史的文化的価値を有すると認められる文書を選別しなければならない。
4 文書管理者は、前項の規定により選別された行政文書について、廃棄の決定がされ、及び保存期間が満了したときは、教育総務企画課長に引き渡さなければならない。
5 文書管理者は、廃棄の決定をしたもので保存期間が満了したもの(前項の規定により教育総務企画課長に引き渡された文書を除く。)を、速やかに処分しなければならない。
6 文書管理者は、前項及び規則第十八条第三項の規定による処分をするときは、印影その他必要があると認める部分を裁断し、又は焼却する等必要な措置を講じなければならない。
(平一九教育長訓令六・追加、平二一教委訓令四・一部改正)
第五章 雑則
(平一九教育長訓令六・旧第四章繰下)
(文書管理の特例)
第四十一条 行政文書の管理に関する事項であって、この規程の定めるところにより難いものについては、教育長が別に定める。
(平二四教委訓令三・一部改正)
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成十五年四月一日から施行する。
改正文(平成一六年教育長訓令第九号)抄
平成十六年四月一日から実施する。
改正文(平成一七年教育長訓令第五号)抄
平成十七年四月一日から実施する。
改正文(平成一九年教育長訓令第六号)抄
平成十九年四月一日から実施する。
改正文(平成二一年教委訓令第四号)抄
平成二十一年四月一日から実施する。
改正文(平成二二年教委訓令第九号)抄
平成二十二年四月一日から実施する。
改正文(平成二三年教委訓令第一号)抄
平成二十三年一月二十七日から実施する。
改正文(平成二七年教委訓令第四号)抄
平成二十七年四月一日から実施する。
改正文(平成二八年教委訓令第七号)抄
平成二十八年四月一日から実施する。
改正文(平成二九年教委訓令第四号)抄
平成二十九年四月一日から実施する。
改正文(平成三一年教委訓令第二号)抄
平成三十一年四月十五日から実施する。
改正文(令和四年教委訓令第三号)抄
令和四年四月一日から実施する。
(平17教育長訓令5・平22教委訓令9・平22教委訓令17・平23教委訓令1・平24教委訓令3・平27教委訓令4・平31教委訓令2・一部改正)
(平24教委訓令3・平31教委訓令2・一部改正)
(平24教委訓令3・平31教委訓令2・一部改正)
(平31教委訓令2・一部改正)
(平24教委訓令3・一部改正)
(平22教委訓令9・旧様式第6号その2・一部改正)
(平22教委訓令9・旧様式第7号その2・一部改正)
(平22教委訓令9・平31教委訓令2・一部改正)
(平22教委訓令9・平31教委訓令2・一部改正)
(平31教委訓令2・一部改正)
(平16教育長訓令9・平31教委訓令2・一部改正)
(平16教育長訓令9・平31教委訓令2・一部改正)
(平31教委訓令2・全改)
(平31教委訓令2・全改)
(平16教育長訓令9・一部改正)
(平16教育長訓令9・一部改正)
(平16教育長訓令9・一部改正)
(平31教委訓令2・全改)
(平16教育長訓令9・一部改正)
(平16教育長訓令9・平31教委訓令2・一部改正)
(平16教育長訓令9・一部改正)
(平16教育長訓令9・平21教委訓令4・平31教委訓令2・一部改正)