○大阪府教育委員会行政文書管理規則
平成十五年一月三十一日
大阪府教育委員会規則第一号
大阪府教育委員会行政文書管理規則をここに公布する。
大阪府教育委員会行政文書管理規則
大阪府教育委員会行政文書管理規則(平成十二年大阪府教育委員会規則第十四号)の全部を改正する。
(趣旨)
第一条 この規則は、事務の適正かつ能率的な遂行を図り、及び行政文書の公開等の制度の円滑な運用に資するため、行政文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
一 教育庁 大阪府教育委員会通則(昭和二十四年大阪府教育委員会規則第一号。以下「通則」という。)第一条に規定する教育庁をいう。
二 室課 通則第八条第二項に規定する室又は課(室に置く課を除く。)をいう。
三 出先機関 大阪府教育委員会の所管に属する教育機関をいう。
四 行政文書 大阪府情報公開条例(平成十一年大阪府条例第三十九号)第二条第一項に規定する行政文書をいう。
五 電子文書 大阪府情報公開条例第二条第一項に規定する電磁的記録(以下「電磁的記録」という。)のうち、書式情報(文書、図画、写真及びスライド等の体裁に関する情報をいう。)又は音声若しくは映像を再生することにより人の知覚により認識することができる情報を含めて記録されているものをいう。
六 保管 第五条第一項の文書管理者が、行政文書を作成し、又は取得した日から当該行政文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の末日(歳入又は歳出に係る行政文書については、当該歳入又は歳出の属する会計年度の翌会計年度の五月三十一日)までの期間(第十七条第一項ただし書の規定により保存期間を定めないこととされた行政文書にあっては、当該文書管理者が事務の遂行上必要があると認める期間)(以下「保管期間」という。)管理することをいう。
七 保存 教育総務企画課長又は第五条第一項の文書管理者が、行政文書を保管期間の経過した日から当該行政文書を管理する必要がなくなる日までの期間(以下「保存期間」という。)管理することをいう。
(平一七教委規則四・平二一教委規則五・平二四教委規則四・平二八教委規則一三・一部改正)
(文書管理の基本)
第三条 事務は、原則として文書(図画、写真及びスライド等並びに電磁的記録を含む。以下同じ。)により処理しなければならない。
2 行政文書は、事務能率の向上に役立つよう常に正確かつ迅速に取り扱い、適正に管理しなければならない。
3 情報システム(電子計算機を利用して行う業務処理の体系をいう。)を利用する方法により行政文書を管理する場合にあっては、前項の趣旨にのっとり行われるよう十分配慮しなければならない。
(総括文書管理者)
第四条 教育庁に総括文書管理者を置き、教育次長をもって充てる。
2 総括文書管理者は、教育庁及び出先機関における行政文書の適正な管理及び行政文書の管理改善に関する事務を総括する。
(平二八教委規則一三・一部改正)
(文書管理者)
第五条 室課及び出先機関に文書管理者を置き、室課にあっては室課の長、出先機関にあっては出先機関の長をもって充てる。
2 文書管理者は、室課又は出先機関における行政文書の適正な管理に関する事務を掌理する。
(文書管理担当者)
第六条 室課及び出先機関に文書管理担当者を置き、室課又は出先機関の課長補佐等の職にある者のうち文書管理者が指定する者をもって充てる。
2 文書管理担当者は、文書管理者の指揮を受け、担任事務に係る行政文書の適正な管理に関する事務を処理するものとする。
(総括文書主任)
第七条 教育庁に総括文書主任を置き、教育総務企画課の庶務担当課長補佐をもって充てる。
2 総括文書主任は、教育庁及び出先機関における行政文書の管理改善に係る企画及び調整を行う。
(平二一教委規則五・平二八教委規則一三・一部改正)
(文書主任)
第八条 室課及び出先機関に文書主任を置き、当該室課又は出先機関の庶務担当主査(庶務担当主査を置かない室課又は出先機関にあっては、文書管理者が指定する者)をもって充てる。
2 文書主任は、室課又は出先機関における行政文書の管理改善に関する事務を掌理するとともに、文書管理者の指揮を受け、当該室課又は出先機関における行政文書の適正な管理に関する事務を処理する。
3 文書管理者は、前項に規定する行政文書の適正な管理に関する事務の遂行上必要があると認めるときは、当該室課又は出先機関の職員のうちから文書取扱者を指定し、当該文書取扱者に当該事務の一部を行わせることができる。
(平二一教委規則五・一部改正)
2 文書分類表には、複数の段階による行政文書の分類の項目を設け、当該項目ごとの記号(以下「文書分類記号」という。)を定めるものとする。
3 文書管理者は、第一項の規定により定められた文書分類表に基づき、行政文書を分類しなければならない。
(平二一教委規則五・一部改正)
(行政文書の目録)
第十条 文書管理者は、行政文書の検索に資するため、行政文書の文書題名、文書分類記号、文書を特定するための番号及び保存期間を掲載した目録を会計年度ごとに作成しなければならない。
(行政文書の受領)
第十一条 文書が教育庁に到達したときは、教育総務企画課長がこれを受領する。ただし、室課に直接到達した場合にあっては、当該室課の文書管理者が受領する。
2 前項の規定にかかわらず、文書が電気通信回線を通じて室課に到達したときは、当該室課の文書管理者が受領する。
3 文書が出先機関に到達したときは、当該出先機関の文書管理者がこれを受領する。
(平二一教委規則五・平二八教委規則一三・一部改正)
(行政文書の収受)
第十二条 前条の規定により行政文書(電磁的記録にあっては、電子文書に限る。)を受領した場合は、速やかに収受の手続を行わなければならない。
(文書の作成)
第十三条 事務及び事業を行うに当たっては、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、文書(電磁的記録にあっては、電子文書に限る。以下この条において同じ。)を作成するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、処理に係る事案が軽微なものである場合は、文書の作成を要しないものとする。
(平二九教委規則一二・一部改正)
(文書の発信者名)
第十四条 施行する文書(権限が委任されている事項に係るものを除く。)の発信者名は、原則として委員会名又は教育長名を用いる。ただし、その性質及び内容により委員会名又は教育長名により難い文書又は軽易な文書にあっては、この限りでない。
(平二四教委規則四・平二七教委規則八・一部改正)
(施行)
第十五条 文書管理者は、決裁の終わった行政文書で施行を要するものを適正に処理しなければならない。
(行政文書の適正な保管及び保存)
第十六条 文書管理者は、適正に行政文書の保管又は保存をしなければならない。
2 教育総務企画課長は、行政文書の引継ぎを受けた場合にあっては、適正に当該行政文書の保存をしなければならない。
(平二一教委規則五・一部改正)
2 行政文書の保存期間の起算日は、第二条第六号の保管期間が満了する日の翌日とする。
3 文書管理者は、職務の遂行上必要があると認めるときには、その必要な限度において、一定の期間を定めて保存期間を延長することができる。
(平二四教委規則四・一部改正)
2 前項の規定により廃棄の決定をした行政文書で保存期間が満了したものは、速やかに処分しなければならない。ただし、教育総務企画課長が歴史的文化的価値を有すると認める文書にあっては、この限りでない。
3 文書管理者は、前条第一項ただし書の規定により保存期間を定めないこととされた行政文書について、保管期間の経過後、速やかに処分しなければならない。
(平二一教委規則五・平二四教委規則四・一部改正)
(調査等)
第十九条 教育総務企画課長は、行政文書の管理を適正に行うため必要があると認めるときは、室課及び出先機関における行政文書の管理の実態を調査し、又は文書管理者に対し報告を求め、若しくは改善のための指示を行うことができる。
(平二一教委規則五・一部改正)
(細則)
第二十条 この規則に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この規則は、平成十五年四月一日から施行する。
附則(平成一七年教委規則第四号)
この規則は、平成十七年四月一日から施行する。
附則(平成二一年教委規則第五号)
この規則は、平成二十一年四月一日から施行する。
附則(平成二四年教委規則第四号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成二七年教委規則第八号)
この規則は、平成二十七年四月一日から施行する。
附則(平成二八年教委規則第一三号)
この規則は、平成二十八年四月一日から施行する。
附則(平成二九年教委規則第一二号)
この規則は、公布の日から施行する。
別表(第十七条関係)
(平二四教委規則四・一部改正)
項 | 行政文書の区分 | 保存期間 |
一 | 条例、規則、訓令及び通達に関する起案文書 | 長期 |
府教育行政の総合基本計画、重点施策等に関する起案文書 | ||
諮問、答申、建議、報告及び意見具申の起案文書 | ||
許可、認可、免許、承認、処分の取消し等の行政処分に関する起案文書で法律関係が十年を超えるもの | ||
叙位、叙勲、褒章及び表彰に関する起案文書 | ||
公有財産の取得、管理、処分等に関する起案文書 | ||
予算及び決算に関する行政文書で特に重要なもの | ||
争訟に関する起案文書 | ||
起債に関する起案文書 | ||
統計調査に関する行政文書(集計結果に係るものに限る。) | ||
竣工図等で重要な行政文書 | ||
府教育行政と特に関係の深い歴史的事実に関する資料 | ||
その他府教育行政の基本となる重要事項に関する行政文書で十年を超えて保存を要するもの | ||
二 | 府議会に関する行政文書で重要なもの | 十年 |
事務及び事業の基本的な計画及び執行に関する起案文書で重要なもの | ||
許可、認可、免許、承認、処分の取消し等の行政処分に関する起案文書で法律関係が五年を超えるもの | ||
補助金に関する起案文書(国庫補助金に係るものを除く。) | ||
消滅時効十年の法律関係に関する起案文書 | ||
その他十年保存を要する行政文書 | ||
三 | 予算及び決算に関する起案文書で重要なもの | 五年 |
国庫補助金、各種交付金及び給付金に関する起案文書 | ||
許可、認可、免許、承認、処分の取消し等の行政処分に関する起案文書で法律関係が三年を超えるもの | ||
行政指導に関する起案文書 | ||
事務の管理改善に関する起案文書 | ||
教育長、理事その他これらに準ずる者の事務引継書 | ||
消滅時効五年の法律関係に関する起案文書 | ||
その他五年保存を要する行政文書 | ||
四 | 事務及び事業の基本的な計画及び執行に関する起案文書で軽易なもの | 三年 |
許可、認可、免許、承認、処分の取消し等の行政処分に関する起案文書で法律関係が一年を超えるもの | ||
予算及び決算に関する起案文書で軽易なもの | ||
府議会に関する起案文書(二の項に掲げるものを除く。) | ||
各種連絡会議に関する起案文書 | ||
報告、届出等に関する起案文書 | ||
統計調査に関する起案文書(集計結果に係るものを除く。) | ||
陳情及び要望に関する起案文書 | ||
次長、課長その他これらに準ずる者の事務引継書 | ||
消滅時効一年から三年までの法律関係に関する起案文書 | ||
その他三年保存を要する行政文書 | ||
五 | 庶務に関する行政文書で重要なもの | 二年 |
その他二年保存を要する行政文書 | ||
六 | 庶務に関する行政文書で軽易なもの | 一年 |
各種照会、回答等の往復文書 | ||
各種帳票、伝票等 | ||
その他一年保存を要する行政文書 |
備考
1 「起案文書」とは、起案により意思決定をした行政文書をいう。
2 「長期」とは、十年を超える保存期間をいう。
3 法令等に保存に関する期間の定めのある行政文書の保存期間については、当該法令等に定める期間によるものとする。