○大阪府行政文書管理規程

平成十四年十二月二十七日

大阪府訓令第三十九号

庁中一般

各出先機関

大阪府行政文書管理規程を次のように定める。

大阪府行政文書管理規程

目次

第一章 総則(第一条―第六条)

第二章 行政文書の管理(第七条―第二十六条)

第三章 雑則(第二十七条)

附則

第一章 総則

(趣旨)

第一条 この規程は、大阪府行政文書管理規則(平成十四年大阪府規則第百二十二号。第三条第三項及び第六条第一項を除き、以下「規則」という。)その他別に定めるもののほか、知事の事務部局における行政文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(平一六訓令六・平二二訓令一九・一部改正)

(定義)

第二条 この規程の用語の意義は、規則の定めるところによる。

2 この規程において「電子署名」とは、電子文書について行われる措置であって、次の各号のいずれにも該当するものをいう。

 当該電子文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該電子文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(平一七訓令二〇・平二三訓令二四・一部改正)

(法規主任)

第三条 大阪府組織条例(昭和二十八年大阪府条例第一号)第一項に規定する副首都推進局並びに同条例第二項に規定する部及び局並びに大阪府会計管理者の補助組織設置規則(平成十九年大阪府規則第七号)に規定する会計局(以下これらをこの条において「部」という。)に法規主任を置き、部の長(次項において「部長」という。)が、その部の職員のうちから指定しなければならない。

2 部長は、前項の規定により法規主任を指定したときは、速やかに、当該法規主任の職及び氏名を総務部長に通知しなければならない。

3 法規主任は、当該部中の室課等及び当該部の所管する出先機関において起案された条例、規則、告示、公告、訓令、要綱及び要領に係る行政文書その他の重要な行政文書を審査する。

(平一五訓令一〇・平一五訓令三八・平一七訓令二〇・平一八訓令一九・平一九訓令一六・平二五訓令二六・平二八訓令一四・平二九訓令一三・一部改正)

第四条 削除

(平二二訓令一九)

(公文の例式)

第五条 公文の例式は、別表に掲げる公文例式によるものとする。

(例規番号)

第六条 第十七条に定めるもののほか、条例、規則、告示、公告及び訓令に係る行政文書については、総務部法務課長が当該行政文書に例規番号を付し、及び例規番号簿(様式第一号)に必要な事項を記載しなければならない。

2 前項の例規番号は、行政文書の種類ごとに年間を通じて一連の番号とする。

(平一八訓令一九・平一九訓令一六・平二一訓令一六・一部改正)

第二章 行政文書の管理

(平一九訓令一六・改称)

第七条 削除

(平一九訓令一六)

(行政文書管理システムによる行政文書の管理)

第八条 保存期間の定めのある行政文書の管理については、行政文書管理システム(行政文書の管理を行うための情報システムをいう。以下同じ。)を利用する方法により行うことを原則とする。

(平一八訓令一九・平一九訓令一六・平二一訓令三四・平三一訓令五・一部改正)

(行政文書の受領)

第九条 府民文化部府政情報室長(以下「府政情報室長」という。)又は文書管理者は、規則第十一条第一項又は第三項の規定により受領した行政文書のうち、特別送達に係る行政文書については特別送達文書受領簿(様式第二号)に、書留文書、現金書留、書留小包等に係る行政文書については書留文書等受領簿(様式第三号)に必要な事項を記載しなければならない。

(平一八訓令一九・平一九訓令一六・平二一訓令二・平二一訓令一六・一部改正)

(行政文書の配布)

第十条 府政情報室長は、規則第十一条第一項の規定により受領した行政文書を、当該行政文書に係る事務を所掌する室課等(知事又は副知事宛ての親展の行政文書にあっては、政策企画部秘書課)の文書管理者に開封しないでそのまま配布しなければならない。ただし、府及び部宛ての行政文書その他開封しなければ配布先が判明しない行政文書については、開封することができる。この場合において、府政情報室長は、その余白に開封した旨を表示した印を押さなければならない。

(平一五訓令三八・平一六訓令六・平一八訓令一九・平二一訓令一六・平二三訓令二四・平二五訓令二六・平三一訓令五・一部改正)

(行政文書の収受)

第十一条 文書管理者は、前条の規定により配布を受け、又は規則第十一条第一項ただし書若しくは第三項の規定により受領した行政文書を次に定める手続により収受させる。

 文書主任は、配布を受け、又は受領した行政文書を文書管理担当者に配布する。

 文書管理担当者は、前号の規定により配布された行政文書が担任事務に係る行政文書であるかどうか確認し、収受すべきでない行政文書等については文書主任に配布する。

 文書主任は、前号の規定により配布された行政文書等で当該室課等又は出先機関の所掌事務に係るもの以外の行政文書が他の室課等又は出先機関の所掌事務に係るものであるときは、直ちに当該行政文書を当該室課等又は出先機関へ配布する。

2 文書管理担当者は、規則第十一条第二項の規定により受領した行政文書のうち、担任事務に係るものを速やかに収受しなければならない。

3 文書管理担当者は、前二項の規定により収受した行政文書(起案を要するものを除く。)を、次に定める手続により処理する。

 行政文書管理システムに文書題名、収受年月日、文書分類記号、文書記号、文書番号、簿冊番号及び保存期間を登録する。

 前号の規定にかかわらず、行政文書管理システムを利用できない場合にあっては、文書管理台帳(様式第四号)又は文書管理集合票(様式第五号)に必要な事項を記載するとともに、収受・起案用紙(様式第六号)に必要な事項を記載の上、当該行政文書に添付する。

 文書管理担当者は、前二号の規定により処理した行政文書を文書管理者の閲覧に供する。

4 文書管理担当者は、第一項又は第二項の規定により収受した行政文書のうち、起案を要するもので重要又は異例なものについては、文書管理者の閲覧に供さなければならない。

5 文書主任は、行政文書管理システムを利用する方法により受領した電子文書の処理状況を把握するとともに、その処理の促進を図らなければならない。

(平一九訓令一六・平二一訓令三四・平二三訓令二四・平二五訓令二六・一部改正)

(到達によらないで取得した行政文書の処理)

第十二条 文書管理担当者は、規則第十一条の規定により受領する行政文書以外の行政文書(規則第十七条第一項の規定により保存期間が定められた行政文書(以下「保存期間の定めのある行政文書」という。)(電磁的記録にあっては、電子文書に限る。)に限る。)を取得したときは、前条第三項の規定の例により適正に処理しなければならない。

(平一九訓令一六・一部改正)

(起案)

第十三条 行政文書の起案は、行政文書管理システムを利用する方法により行わなければならない。

2 次に掲げる理由により前項の規定により難い場合は、同項の規定にかかわらず、収受・起案用紙又は文書管理者が府政情報室長にあらかじめ協議して定めた用紙を用いて起案するものとする。

 行政文書管理システムに障害が発生していること。

 大阪府事務決裁規程(昭和三十六年大阪府訓令第四十一号)第二条第四号に規定する決定関与を行う者が行政文書管理システムを利用できる状況に置かれていないこと。

 国等により起案の方法が定められていること。

 行政文書管理システム以外の情報システムを利用する方法により起案していること。

 証明書を即時に交付しなければならない等行政文書管理システムを利用する方法により起案する時間的余裕がないこと。

(平一八訓令一九・平二一訓令一六・平二一訓令三四・平二三訓令二四・一部改正)

(起案時の登録事項等)

第十四条 前条第一項の規定により起案する場合にあっては、文書題名、起案年月日、文書分類記号、文書記号、文書番号、簿冊番号及び保存期間を行政文書管理システムに登録しなければならない。

2 前条第二項の規定により起案する場合にあっては、起案年月日、簿冊番号、文書分類記号、保存期間その他必要な事項を当該起案に係る行政文書に記載しなければならない。

(平二一訓令三四・一部改正)

(決裁時の登録事項等)

第十五条 第十三条第一項の規定により起案した行政文書の決裁が終わったときは、決裁年月日を行政文書管理システムに登録しなければならない。

2 第十三条第二項の規定により起案した行政文書の決裁が終わったときは、当該決裁の終わった行政文書(以下「決裁文書」という。)には決裁年月日、文書記号、文書番号その他必要な事項を記載するとともに、文書題名、決裁年月日、文書分類記号、文書記号、文書番号、簿冊番号及び保存期間を行政文書管理システムに登録しなければならない。ただし、行政文書管理システムを利用できない場合にあっては、文書管理台帳又は文書管理集合票に必要な事項を記載しなければならない。

(平二一訓令三四・一部改正)

(起案以外の方法により作成した行政文書の処理)

第十六条 文書管理担当者は、起案以外の方法により作成した行政文書(保存期間の定めのある行政文書(電磁的記録にあっては、電子文書に限る。)に限る。)の事案の処理が完結したときは、前条第二項の規定の例により適正に処理しなければならない。

(文書番号等)

第十七条 文書記号は、室課等(規則第二条第三号に規定する局又は室のうち課を置く局又は室(以下「課を置く局又は室」という。)にあっては、その局又は室に置く課。以下この条において同じ。)又は出先機関ごとに文書管理者が定め、府政情報室長に通知しなければならない。

2 文書記号は、他の室課等又は出先機関の文書記号と重複してはならない。

3 府政情報室長は、第一項の規定により通知された文書記号について、文書管理上支障があると認めるときは、当該文書管理者に対し、その変更を求めなければならない。

4 文書番号は、一会計年度を通じ室課等又は出先機関ごとに一連の番号とし、一文書題名ごとに一文書番号とする。ただし、同一の事案を一会計年度中に二回以上に分けて処理するもの又は同一の文書題名で一会計年度を通じ多量に処理するものについては、当該文書番号の枝番号を用いることができる。

5 行政文書管理システムを利用できないことその他の理由により前項の規定により難い場合にあっては、同項の規定にかかわらず、あらかじめ文書管理者が指定する文書番号を用いることができる。

6 簿冊番号は、一会計年度を通じ室課等又は出先機関ごとに一連の番号とし、一簿冊件名ごとに一簿冊番号とする。

(平一五訓令三八・平一六訓令六・平一八訓令一九・平一九訓令一六・平二〇訓令二七・平二一訓令一六・平二三訓令二四・平二五訓令二六・平二九訓令一三・一部改正)

(文書の発信者名の特例)

第十八条 規則第十四条の施行する文書のうち同条ただし書に規定する文書であるものにあっては、発信者名に、副知事名、会計管理者名、副首都推進局長名、危機管理監名、部名、部の長名、理事名、技監名、政策企画部報道監名、特区推進監名若しくはサミット協力監名、府民文化部国際交流監名、福祉部若しくは健康医療部医療監名、商工労働部労働政策監名、環境農林水産部環境政策監名、政策企画部秘書長名、統括副理事名、副理事名、室課等名、室課等の長名、課を置く局又は室にあっては、その局又は室に置く課(以下「局又は室に置く課」という。)名、局又は室に置く課の長名、出先機関名又は出先機関の長名を用いることができる。

(平一五訓令三八・平一七訓令二〇・平一八訓令一九・平一九訓令一六・平二一訓令一六・平二四訓令一九・平二五訓令二六・平二六訓令二三・平二七訓令二一・平二八訓令一四・平二九訓令一三・平三〇訓令九・平三一訓令五・平三一訓令一三・一部改正)

(公印及び署名)

第十九条 施行に用いる文書(以下「施行文書」という。)(電子文書を除く。第四項及び第二十二条において同じ。)は、決裁文書と照合して相違のないことを確認の上、公印を押さなければならない。

2 施行文書が電子文書である場合にあっては、別に定めるところにより、当該施行文書に電子署名の付与を行わなければならない。

3 前二項の規定にかかわらず、施行文書がその性質又は内容により公印を押すこと又は電子署名の付与を要しないものであるときは、公印を押すこと又は電子署名の付与を省略するものとする。

4 外国の地方公共団体の機関等に宛てて発送する施行文書については、文書の発信者が署名することにより第一項の規定による公印を押すことに代えることができる。

(平一七訓令二〇・平二三訓令二四・平三一訓令五・一部改正)

(施行文書の発送等)

第二十条 施行文書の郵便による発送は、本庁においては原則として府政情報室長が行い、出先機関においては文書管理者が文書主任に行わせなければならない。

2 公印を押すことを要しない施行文書を部、室課等、出先機関、これらの長その他の府の組織又は職員に宛てて施行する場合は、行政文書管理システムを利用する方法により行うことを原則とする。

(平一八訓令一九・平一九訓令一六・平二一訓令一六・平二三訓令二四・平二五訓令二六・平三一訓令五・一部改正)

(施行の記録)

第二十一条 文書管理者は、第十三条の規定により起案した行政文書で決裁の終わったものについて施行したときは、施行年月日を、同条第一項の規定による起案に係る施行にあっては行政文書管理システムに登録し、同条第二項の規定による起案に係る施行にあっては当該決裁文書又は文書管理台帳若しくは文書管理集合票に記載しなければならない。

2 前項に定めるもののほか、行政文書の施行の記録に関し必要な事項は、別に定める。

(平二一訓令三四・一部改正)

(施行文書の送付)

第二十二条 本庁と出先機関との相互間、出先機関相互間及び本庁又は出先機関から市町村への施行文書の送付並びに本庁における施行文書の送付は、原則として府政情報室長が行う。

(平一八訓令一九・平一九訓令一六・平二一訓令一六・一部改正)

(行政文書の保管及び保存)

第二十三条 保存期間の定めのある行政文書については、行政文書管理システムを利用する方法により保管又は保存をしなければならない。

2 保存期間の定めのある行政文書については、一会計年度ごとに区分して簿冊(行政文書の保管又は保存をするための単位をいう。以下同じ。)に保管又は保存をしなければならない。

3 簿冊は、一会計年度当初に(当該会計年度の途中に新たに簿冊を作成する必要がある場合にあっては、その都度)、簿冊件名、文書分類記号、簿冊番号、保存期間及び室課等名(第九項の規定により行政文書を一の簿冊に保存をする場合にあっては、保存期間を除く。)を行政文書管理システムに登録することにより作成しなければならない。

4 一の簿冊に保管又は保存をする行政文書は、同一の文書分類記号を有し、かつ、相互に関連した事項を記録したものでなければならない。

5 規則第十七条第一項ただし書の規定により保存期間を定めないこととされた行政文書(以下「保存期間の定めのない行政文書」という。)については、府政情報室長が別に定める電子計算機を利用する方法により、保管をしなければならない。

6 第一項又は前項の規定により保管又は保存をすることができない行政文書(行政文書の一部を含む。)については、これらの規定にかかわらず、ファイル(様式第七号)(これにより難い場合にあっては、文書保存箱(様式第八号))により、一定の場所において保管をすることができる。

7 前項のファイル及び文書保存箱には、保存期間の定めのある行政文書にあっては保存文書索引(様式第九号)を、保存期間の定めのない行政文書にあっては資料文書索引(様式第十号)を添付しなければならない。

8 保存期間の定めのある行政文書(第一項の規定により保存をする行政文書を除く。)については、保存期間の起算日以後一年間、保管に係る行政文書と明確に区分して保存をしなければならない。

9 第二項の規定にかかわらず、保存期間の定めのある行政文書及びその行政文書と密接な関係のある保存期間の定めのある行政文書(保存期間の起算日の属する会計年度が異なるものに限る。)を合わせて常時使用する必要がある場合は、これらの行政文書を一の簿冊に保存をすることができる。この場合において、当該保存期間の定めのある行政文書については、それぞれの保存期間を超えて、文書管理者が必要と認める期間、保存をすることができる。

10 前項の規定により行政文書を一の簿冊に保存をする場合にあっては、第三項及び第四項の規定にかかわらず、当該簿冊は、その都度、当該行政文書について、作成することができる。

11 第一項第五項第六項及び第八項の規定により難いときは、これらの規定にかかわらず、他の適当な方法により行政文書の保管又は保存をすることができる。

(平一六訓令六・平一八訓令一九・平一九訓令一六・平二一訓令一六・平二一訓令三四・平二三訓令二四・平二五訓令二六・一部改正)

(行政文書の引継ぎ及び置換え)

第二十四条 前条第八項の規定により保存をした行政文書のうち更に保存の必要がある行政文書は、本庁においては府政情報室長に引き継ぎ、出先機関においては文書管理者があらかじめ指定した場所に置き換えなければならない。ただし、常時の使用を要する行政文書(同条第九項の規定により一の簿冊に保存をするものを除く。)については、この限りでない。

2 前項の規定により引継ぎ又は置換えが行われた行政文書について、府政情報室長又は出先機関の文書管理者は、適当な区分により整理し、及び保存をしなければならない。

(平一六訓令六・平一八訓令一九・平一九訓令一六・平二一訓令一六・一部改正)

(ファイル基準表等の整備)

第二十五条 文書管理者は、保存期間の定めのある行政文書について、毎会計年度の当初に、当該会計年度の簿冊の一覧表(以下この条において「ファイル基準表」という。)を行政文書管理システムを利用する方法により文書主任に作成させなければならない。

2 文書管理者は、保存期間の定めのない行政文書について、資料文書ファイル整理簿(様式第十一号)を作成し、及びこれに簿冊件名その他必要な事項を記載しなければならない。

3 文書管理者は、ファイル基準表及び前項の資料文書ファイル整理簿により適正に行政文書が管理されているかどうかを定期的に点検しなければならない。

(平一六訓令六・平二一訓令三四・一部改正)

(行政文書の廃棄)

第二十六条 規則第十八条第一項の廃棄の決定(以下「廃棄の決定」という。)は、行政文書管理システムを利用する方法により行わなければならない。

2 文書管理者は、文書主任に行政文書の廃棄に係る事務を処理させなければならない。

3 府政情報室長は、保存期間が満了する行政文書について、文書管理者が廃棄の決定をするまでに、行政文書管理システムを利用する方法により歴史的文化的価値を有すると認められる文書を選別しなければならない。

4 文書管理者は、前項の規定により選別された行政文書について、廃棄の決定がされ、及び保存期間が満了したときは、府政情報室長に引き渡さなければならない。

5 文書管理者は、行政文書(第二十四条第一項の規定により府政情報室長に引き継いだ行政文書以外のものに限る。)のうち、廃棄の決定をしたもので保存期間が満了したもの(前項の規定により府政情報室長に引き渡された文書を除く。)を、速やかに処分しなければならない。

6 府政情報室長は、第二十四条第一項の規定により引継ぎが行われた行政文書のうち、文書管理者が廃棄の決定をしたもので保存期間が満了したもの(第四項の規定により府政情報室長に引き渡された文書を除く。)を、総務部庁舎室長に引き渡さなければならない。

7 総務部庁舎室長は、前項の規定による引渡しを受けたときは、速やかに処分しなければならない。

8 文書管理者及び総務部庁舎室長は、第五項及び前項並びに規則第十八条第三項の規定による処分をするときは、印影その他必要があると認める部分を裁断し、又は焼却する等必要な措置を講じなければならない。

(平一六訓令六・平一八訓令一九・平一九訓令一六・平二一訓令一六・平三一訓令五・一部改正)

第三章 雑則

(平一九訓令一六・旧第四章繰上)

(文書管理の特例)

第二十七条 行政文書の管理に関する事項であって、この規程の定めるところにより難いものについては、知事が別に定める。

(平一九訓令一六・旧第四十四条繰上、平二三訓令二四・一部改正)

附 則

(施行期日)

1 この規程は、平成十五年四月一日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の日(以下「施行日」という。)前に起案した行政文書で、施行日以後に決裁が終わったものについては、本庁の文書管理者は、第十五条第二項及び第二十一条の規定の例により、必要な事項を行政文書管理システムに登録し、又は決裁文書等に記載しなければならない。

3 施行日前において、この規程に定める様式に相当する様式により用紙を作成した場合は、当分の間、所要の調整をした上、この規程の様式により作成した用紙として使用することができる。

改正文(平成一五年訓令第一〇号)

平成十五年四月一日から実施する。

改正文(平成一六年訓令第六号)

平成十六年四月一日から実施する。

改正文(平成一七年訓令第二〇号)

平成十七年四月一日から実施する。

改正文(平成一八年訓令第一九号)

平成十八年四月一日から実施する。

附 則(平成一九年訓令第一六号)

(施行期日)

1 この規程は、平成十九年四月一日から施行する。

(経過措置)

2 行政文書管理システムを利用する方法によることができない場合における出先機関の行政文書の廃棄については、なお従前の例による。

3 改正前の大阪府行政文書管理規程の様式により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をした上、改正後の大阪府行政文書管理規程の様式により作成した用紙として使用することができる。

改正文(平成二〇年訓令第二七号)

平成二十年四月一日から実施する。

改正文(平成二一年訓令第二号)

平成二十一年三月一日から実施する。

改正文(平成二一年訓令第一六号)

平成二十一年四月一日から実施する。

附 則(平成二一年訓令第三四号)

(施行期日)

1 この規程は、平成二十一年十一月一日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の大阪府行政文書管理規程様式第八号その一により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をした上、改正後の大阪府行政文書管理規程様式第六号その一により作成した用紙として使用することができる。

附 則(平成二二年訓令第一九号)

(施行期日)

1 この規程は、平成二十二年七月一日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の大阪府行政文書管理規程様式第六号その一により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をした上、改正後の大阪府行政文書管理規程様式第六号その一により作成した用紙として使用することができる。

改正文(平成二四年訓令第一九号)

平成二十四年四月一日から実施する。

改正文(平成二六年訓令第二三号)

平成二十六年四月一日から実施する。

改正文(平成二七年訓令第二一号)

平成二十七年七月一日から実施する。

改正文(平成二八年訓令第一四号)

平成二十八年四月一日から実施する。

改正文(平成二九年訓令第一三号)

平成二十九年四月一日から実施する。

改正文(平成三〇年訓令第九号)

平成三十年四月一日から実施する。

改正文(平成三一年訓令第五号)

平成三十一年四月一日から実施する。

改正文(平成三一年訓令第一三号)

平成三十一年四月十五日から実施する。

(平17訓令20・平22訓令19・平22訓令22・平23訓令24・平28訓令14・平31訓令5・一部改正)

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(平19訓令16・平23訓令24・平31訓令5・一部改正)

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(平19訓令16・平23訓令24・平31訓令5・一部改正)

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(平19訓令16・平21訓令34・平31訓令5・一部改正)

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(平19訓令16・平21訓令34・平23訓令24・一部改正)

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(平21訓令34・旧様式第8号その1繰上・一部改正、平22訓令19・平31訓令5・一部改正)

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(平19訓令16・旧様式第8号その3繰上・一部改正、平21訓令34・旧様式第8号その2繰上・一部改正、平31訓令5・一部改正)

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(平16訓令6・一部改正、平19訓令16・旧様式第9号その1・一部改正、平21訓令34・旧様式第9号繰上、平31訓令5・一部改正)

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(平31訓令5・全改)

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(平16訓令6・平19訓令16・一部改正、平21訓令34・旧様式第11号繰上)

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(平16訓令6・平19訓令16・一部改正、平21訓令34・旧様式第12号繰上)

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(平16訓令6・平19訓令16・一部改正、平21訓令34・旧様式第13号繰上)

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大阪府行政文書管理規程

平成14年12月27日 訓令第39号

(平成31年4月15日施行)

体系情報
第1編 規/第2章 文書等
沿革情報
平成14年12月27日 訓令第39号
平成15年3月28日 訓令第10号
平成15年9月12日 訓令第38号
平成16年3月31日 訓令第6号
平成17年3月31日 訓令第20号
平成18年3月31日 訓令第19号
平成19年3月30日 訓令第16号
平成20年3月31日 訓令第27号
平成21年2月27日 訓令第2号
平成21年3月31日 訓令第16号
平成21年10月30日 訓令第34号
平成22年7月1日 訓令第19号
平成22年12月15日 訓令第22号
平成23年10月31日 訓令第24号
平成24年3月30日 訓令第19号
平成25年4月1日 訓令第26号
平成26年3月25日 訓令第23号
平成27年6月30日 訓令第21号
平成28年3月31日 訓令第14号
平成29年3月31日 訓令第13号
平成30年3月29日 訓令第9号
平成31年3月29日 訓令第5号
平成31年4月12日 訓令第13号