○大阪府行政文書管理規則

平成十四年十二月二十七日

大阪府規則第百二十二号

大阪府行政文書管理規則をここに公布する。

大阪府行政文書管理規則

大阪府行政文書管理規則(平成十二年大阪府規則第二百二十九号)の全部を改正する。

(趣旨)

第一条 この規則は、知事の事務部局における事務の適正かつ能率的な遂行を図り、及び府における行政文書の公開等の制度の円滑な運用に資するため、行政文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第二条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

 本庁 大阪府組織条例(昭和二十八年大阪府条例第一号)第一項に規定する副首都推進局(以下「副首都推進局」という。)並びに同条例第二項に規定する部及び局並びに大阪府会計管理者の補助組織設置規則(平成十九年大阪府規則第七号)に規定する会計局(以下「会計局」という。)をいう。

 部 前号に規定する副首都推進局若しくは部若しくは局又は会計局をいう。

 室課等 副首都推進局、総務部人事局若しくは契約局、財務部税務局、府民文化部人権局若しくは都市魅力創造局、住宅まちづくり部タウン推進局若しくは大阪府組織条例第二項に規定する部若しくは局に置く室若しくは課又は会計局に置く課をいう。

 出先機関 職員の職の設置に関する規則(昭和三十二年大阪府規則第五号)別表の中欄に掲げる府の機関をいう。

 電子文書 大阪府情報公開条例第二条第一項に規定する電磁的記録(以下「電磁的記録」という。)のうち、書式情報(文書、図画、写真及びスライド等の体裁に関する情報をいう。)又は音声若しくは映像を再生することにより人の知覚により認識することができる情報を含めて記録されているものをいう。

 保管 第五条第一項の文書管理者が、行政文書を作成し、又は取得した日から当該行政文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の末日(歳入又は歳出に係る行政文書については、当該歳入又は歳出の属する会計年度の翌会計年度の五月三十一日)までの期間(第十七条第一項ただし書の規定により保存期間を定めないこととされた行政文書にあっては、当該文書管理者が事務の遂行上必要があると認める期間)(以下「保管期間」という。)管理することをいう。

 保存 府民文化部府政情報室長(以下「府政情報室長」という。)又は第五条第一項の文書管理者が、行政文書を保管期間の経過した日から当該行政文書を管理する必要がなくなる日までの期間(以下「保存期間」という。)管理することをいう。

(平一五規則一〇〇・平一七規則一〇〇・平一八規則六三・平一九規則四四・平二〇規則二八・平二一規則二〇・平二三規則四〇・平二三規則一二一・平二五規則九三・平二七規則一〇八・平二八規則七二・平二九規則五一・一部改正)

(文書管理の基本)

第三条 事務は、原則として文書(図画、写真及びスライド等並びに電磁的記録を含む。以下同じ。)により処理しなければならない。

2 行政文書は、事務能率の向上に役立つよう常に正確かつ迅速に取り扱い、適正に管理しなければならない。

3 情報システム(電子計算機を利用して行う業務処理の体系をいう。)を利用する方法により行政文書を管理する場合にあっては、前項の趣旨にのっとり行われるよう十分配慮しなければならない。

(総括文書管理者)

第四条 部に総括文書管理者を置き、部の次長(副首都推進局にあっては別に定める者、会計局にあっては会計総務課長)をもって充てる。

2 総括文書管理者は、部及びその所管する出先機関における行政文書の適正な管理及び行政文書の管理改善に関する事務を総括する。

(平一五規則四一・平一五規則一〇〇・平一六規則四六・平一七規則一〇〇・平一九規則四四・平二〇規則二八・平二五規則九三・平二七規則一〇八・平二八規則七二・一部改正)

(文書管理者)

第五条 室課等及び出先機関に文書管理者を置き、室課等にあっては室課等の長(副首都推進局にあっては、別に定める者)、出先機関にあっては出先機関の長をもって充てる。

2 文書管理者は、室課等又は出先機関における行政文書の適正な管理に関する事務を掌理する。

(平二五規則九三・平二七規則一〇八・平二八規則七二・一部改正)

(文書管理担当者)

第六条 室課等及び出先機関に文書管理担当者を置き、室課等又は出先機関の課長補佐等の職にある者のうち文書管理者が指定する者をもって充てる。

2 文書管理担当者は、文書管理者の指揮を受け、担任事務に係る行政文書の適正な管理に関する事務を処理するものとする。

(平二五規則九三・一部改正)

(総括文書主任)

第七条 部に総括文書主任を置き、部中他の室課等の主管に属しない事務を所掌する室課等の庶務担当課長補佐(副首都推進局にあっては、文書管理者が指定する者)をもって充てる。

2 総括文書主任は、部及びその所管する出先機関における行政文書の管理改善に係る企画及び調整を行う。

(平一五規則四一・平一五規則一〇〇・平一六規則四六・平一八規則六三・平二〇規則二八・平二一規則二〇・平二五規則九三・平二七規則一〇八・平二八規則七二・一部改正)

(文書主任)

第八条 室課等及び出先機関に文書主任を置き、当該室課等又は出先機関の庶務担当主査(副首都推進局、庶務担当主査を置かない室課等又は出先機関にあっては、文書管理者が指定する者)をもって充てる。

2 文書主任は、室課等又は出先機関における行政文書の管理改善に関する事務を掌理するとともに、文書管理者の指揮を受け、当該室課等又は出先機関における行政文書の適正な管理に関する事務を処理する。

3 文書管理者は、前項に規定する行政文書の適正な管理に関する事務の遂行上必要があると認めるときは、当該室課等又は出先機関の職員のうちから文書取扱者を指定し、当該文書取扱者に当該事務の一部を行わせることができる。

4 文書管理者は、第一項又は前項の規定により文書主任又は文書取扱者を指定したときは、当該文書主任又は文書取扱者の職及び氏名を府政情報室長に通知しなければならない。

(平一八規則六三・平二一規則二〇・平二五規則九三・平二七規則一〇八・平二八規則七二・一部改正)

(行政文書の分類)

第九条 府政情報室長は、行政文書(第十七条第一項の規定により保存期間が定められた行政文書に限る。以下この条及び次条において同じ。)を合理的かつ系統的に整理するために、事務及び事業の性質、内容等を考慮した行政文書の分類表(以下「文書分類表」という。)を別に定めるものとする。

2 文書分類表には、複数の段階による行政文書の分類の項目を設け、当該項目ごとの記号(以下「文書分類記号」という。)を定めるものとする。

3 文書管理者は、第一項の規定により定められた文書分類表に基づき、行政文書を分類しなければならない。

(平一八規則六三・平二一規則二〇・一部改正)

(行政文書の目録)

第十条 文書管理者は、行政文書の検索に資するため、行政文書の文書題名、文書分類記号、文書を特定するための番号及び保存期間を掲載した目録を会計年度ごとに作成しなければならない。

(行政文書の受領)

第十一条 文書が本庁に到達したときは、府政情報室長がこれを受領する。ただし、室課等に直接到達した場合にあっては、当該室課等の文書管理者が受領する。

2 前項の規定にかかわらず、文書が電気通信回線を通じて室課等に到達したときは、当該室課等の文書管理者が受領する。

3 文書が出先機関に到達したときは、当該出先機関の文書管理者がこれを受領する。

(平一八規則六三・平二一規則二〇・平二五規則九三・一部改正)

(行政文書の収受)

第十二条 前条の規定により行政文書(電磁的記録にあっては、電子文書に限る。)を受領した場合は、速やかに収受の手続を行わなければならない。

(文書の作成)

第十三条 事務及び事業を行うに当たっては、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、文書(電磁的記録にあっては、電子文書に限る。以下この条において同じ。)を作成するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、処理に係る事案が軽微なものである場合は、文書の作成を要しないものとする。

(平二九規則九六・一部改正)

(文書の発信者名)

第十四条 施行する文書(権限が委任されている事項に係るものを除く。)の発信者名は、府名又は知事名を用いる。ただし、その性質及び内容により府名若しくは知事名により難い文書又は軽易な文書にあっては、この限りでない。

(平二三規則一二一・一部改正)

(施行)

第十五条 文書管理者は、決裁の終わった行政文書で施行を要するものを適正に処理しなければならない。

(行政文書の適正な保管及び保存)

第十六条 文書管理者は、適正に行政文書の保管又は保存をしなければならない。

2 府政情報室長は、行政文書の引継ぎを受けた場合にあっては、適正に当該行政文書の保存をしなければならない。

(平一八規則六三・平二一規則二〇・一部改正)

(行政文書の保存期間)

第十七条 文書管理者は、別表に定める基準に従い、行政文書の保存期間を定めるものとする。ただし、別表に掲げる行政文書以外の行政文書であって、一時的かつ補助的な用途に用いるものについては、保存期間を定めないことができる。

2 行政文書の保存期間の起算日は、第二条第七号の保管期間が満了する日の翌日とする。

3 文書管理者は、職務の遂行上必要があると認めるときには、その必要な限度において、一定の期間を定めて保存期間を延長することができる。

(平二三規則一二一・一部改正)

(行政文書の廃棄)

第十八条 文書管理者は、前条第一項の規定により保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下この項及び次項において同じ。)が定められた行政文書について、当該保存期間が満了するときは、あらかじめ廃棄の決定をしなければならない。

2 前項の規定により廃棄の決定をした行政文書で保存期間が満了したものは、速やかに処分しなければならない。ただし、府政情報室長が歴史的文化的価値を有すると認める文書にあっては、この限りでない。

3 文書管理者は、前条第一項ただし書の規定により保存期間を定めないこととされた行政文書について、保管期間の経過後、速やかに処分しなければならない。

(平一八規則六三・平二一規則二〇・平二三規則一二一・一部改正)

(調査等)

第十九条 府政情報室長は、行政文書の管理を適正に行うため必要があると認めるときは、室課等及び出先機関における行政文書の管理の実態を調査し、又は文書管理者に対し報告を求め、若しくは改善のための指示を行うことができる。

(平一八規則六三・平二一規則二〇・平二五規則九三・一部改正)

(他の任命権者との協力等)

第二十条 知事は、行政文書の管理を適正に行うため必要があると認めるときは、他の任命権者と協力して、又は他の任命権者の依頼を受けて、調査、研修、施行する文書の郵便による発送等を行うことがある。

(平二一規則二〇・追加)

(委任)

第二十一条 この規則に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項は、知事が別に定める。

(平二一規則二〇・旧第二十条繰下、平二八規則七二・一部改正)

附 則

この規則は、平成十五年四月一日から施行する。

附 則(平成一五年規則第四一号)

この規則は、平成十五年四月一日から施行する。

附 則(平成一五年規則第一〇〇号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成一六年規則第四六号)

この規則は、平成十六年四月一日から施行する。

附 則(平成一七年規則第一〇〇号)

この規則は、平成十七年四月一日から施行する。

附 則(平成一八年規則第六三号)

この規則は、平成十八年四月一日から施行する。

附 則(平成一九年規則第四四号)

この規則は、平成十九年四月一日から施行する。

附 則(平成二〇年規則第二八号)

この規則は、平成二十年四月一日から施行する。

附 則(平成二一年規則第二〇号)

この規則は、平成二十一年四月一日から施行する。

附 則(平成二三年規則第四〇号)

この規則は、平成二十三年四月一日から施行する。

附 則(平成二三年規則第一二一号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成二五年規則第九三号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成二七年規則第一〇八号)

この規則は、平成二十七年七月一日から施行する。

附 則(平成二八年規則第七二号)

この規則は、平成二十八年四月一日から施行する。

附 則(平成二九年規則第五一号)

この規則は、平成二十九年四月一日から施行する。

附 則(平成二九年規則第九六号)

この規則は、公布の日から施行する。

別表(第十七条関係)

(平一九規則四四・平二三規則一二一・一部改正)

行政文書の区分

保存期間

条例、規則、訓令及び通達に関する起案文書

長期

府政の総合基本計画、府政重点施策等に関する起案文書

諮問、答申、建議、報告及び意見具申の起案文書

許可、認可、免許、承認、処分の取消し等の行政処分に関する起案文書で法律関係が十年を超えるもの

知事及び副知事の事務引継書

叙位、叙勲、褒章及び表彰に関する起案文書

公有財産の取得、管理、処分等に関する起案文書

市町村の廃置分合、行政区画等に閲する起案文書

予算及び決算に関する行政文書で特に重要なもの

府議会の招集に関する起案文書及び議案書

土地収用に関する起案文書

争訟に関する起案文書

起債に関する起案文書

統計調査に関する行政文書(集計結果に係るものに限る。)

竣工図等で重要な行政文書

府政と特に関係の深い歴史的事実に関する資料

その他府政の基本となる重要事項に関する行政文書で十年を超えて保存を要するもの

府議会に関する行政文書で重要なもの(一の項に掲げるものを除く。)

十年

事務及び事業の基本的な計画及び執行に関する起案文書で重要なもの

許可、認可、免許、承認、処分の取消し等の行政処分に関する起案文書で法律関係が五年を超えるもの

補助金に関する起案文書(国庫補助金に係るものを除く。)

消滅時効十年の法律関係に関する起案文書

その他十年保存を要する行政文書

予算及び決算に関する起案文書で重要なもの

五年

国庫補助金、各種交付金及び給付金に関する起案文書

許可、認可、免許、承認、処分の取消し等の行政処分に関する起案文書で法律関係が三年を超えるもの

行政指導に関する起案文書

事務の管理改善に関する起案文書

会計管理者及び部長、局長その他これらに準ずる者の事務引継書

消滅時効五年の法律関係に関する起案文書

その他五年保存を要する行政文書

事務及び事業の基本的な計画及び執行に関する起案文書で軽易なもの

三年

許可、認可、免許、承認、処分の取消し等の行政処分に関する起案文書で法律関係が一年を超えるもの

予算及び決算に関する起案文書で軽易なもの

府議会に関する起案文書(一の項及び二の項に掲げるものを除く。)

各種連絡会議に関する起案文書

報告、届出等に関する起案文書

統計調査に関する起案文書(集計結果に係るものを除く。)

陳情及び要望に関する起案文書

次長、課長その他これらに準ずる者の事務引継書

消滅時効一年から三年までの法律関係に関する起案文書

その他三年保存を要する行政文書

庶務に関する行政文書で重要なもの

二年

その他二年保存を要する行政文書

庶務に関する行政文書で軽易なもの

一年

各種照会、回答等の往復文書

各種帳票、伝票等

その他一年保存を要する行政文書

備考

1 「起案文書」とは、起案により意思決定をした行政文書をいう。

2 「長期」とは、十年を超える保存期間をいう。

3 法令等に保存に関する期間の定めのある行政文書の保存期間については、当該法令等に定める期間によるものとする。

大阪府行政文書管理規則

平成14年12月27日 規則第122号

(平成29年8月10日施行)

体系情報
第1編 規/第2章 文書等
沿革情報
平成14年12月27日 規則第122号
平成15年3月28日 規則第41号
平成15年9月12日 規則第100号
平成16年3月31日 規則第46号
平成17年3月31日 規則第100号
平成18年3月31日 規則第63号
平成19年3月30日 規則第44号
平成20年3月31日 規則第28号
平成21年3月31日 規則第20号
平成23年3月31日 規則第40号
平成23年10月31日 規則第121号
平成25年4月1日 規則第93号
平成27年6月30日 規則第108号
平成28年3月30日 規則第72号
平成29年3月30日 規則第51号
平成29年8月10日 規則第96号