2　この規程において「電子署名」とは、電子文書について行われる措置であって、次の各号のいずれにも該当するものをいう。

2　法規主任監督者は、次条第一項の規定により置かれる法規主任を監督し、部の重要な行政文書(当該部中の室課等及び当該部の所管する出先機関において起案された条例、規則、告示、公告、訓令、要綱及び要領に係る行政文書その他の重要な行政文書をいう。次条第三項において同じ。)の審査に係る企画及び調整を行う。

2　部長は、前項の規定により法規主任を指定したときは、速やかに、当該法規主任の職及び氏名を総務部長に通知しなければならない。

3　法規主任は、部の重要な行政文書を審査する。

2　前項の例規番号は、行政文書の種類ごとに年間を通じて一連の番号とする。

2　文書管理担当者は、規則第十一条第二項の規定により受領した行政文書のうち、担任事務に係るものを速やかに収受しなければならない。

3　文書管理担当者は、前二項の規定により収受した行政文書(起案を要するものを除く。)を、次に定める手続により処理する。

4　文書管理担当者は、第一項又は第二項の規定により収受した行政文書のうち、起案を要するもので重要又は異例なものについては、文書管理者の閲覧に供さなければならない。

5　文書主任は、行政文書管理システムを利用する方法により受領した電子文書の処理状況を把握するとともに、その処理の促進を図らなければならない。

2　次に掲げる理由により前項の規定により難い場合は、同項の規定にかかわらず、収受・起案用紙又は文書管理者が府政情報室長にあらかじめ協議して定めた用紙を用いて起案するものとする。

2　前条第二項の規定により起案する場合にあっては、起案年月日、簿冊番号、文書分類記号、保存期間その他必要な事項を当該起案に係る行政文書に記載しなければならない。

2　第十三条第二項の規定により起案した行政文書の決裁が終わったときは、当該決裁の終わった行政文書(以下「決裁文書」という。)には決裁年月日、文書記号、文書番号その他必要な事項を記載するとともに、文書題名、決裁年月日、文書分類記号、文書記号、文書番号、簿冊番号及び保存期間を行政文書管理システムに登録しなければならない。ただし、行政文書管理システムを利用できない場合にあっては、文書管理台帳又は文書管理集合票に必要な事項を記載しなければならない。

2　文書記号は、他の室課等又は出先機関の文書記号と重複してはならない。

3　府政情報室長は、第一項の規定により通知された文書記号について、文書管理上支障があると認めるときは、当該文書管理者に対し、その変更を求めなければならない。

4　文書番号は、一会計年度を通じ室課等又は出先機関ごとに一連の番号とし、一文書題名ごとに一文書番号とする。ただし、同一の事案を一会計年度中に二回以上に分けて処理するもの又は同一の文書題名で一会計年度を通じ多量に処理するものについては、当該文書番号の枝番号を用いることができる。

5　行政文書管理システムを利用できないことその他の理由により前項の規定により難い場合にあっては、同項の規定にかかわらず、あらかじめ文書管理者が指定する文書番号を用いることができる。

6　簿冊番号は、一会計年度を通じ室課等又は出先機関ごとに一連の番号とし、一簿冊件名ごとに一簿冊番号とする。

2　施行文書が電子文書である場合にあっては、別に定めるところにより、当該施行文書に電子署名の付与を行わなければならない。

3　前二項の規定にかかわらず、施行文書がその性質又は内容により公印を押すこと又は電子署名の付与を要しないものであるときは、公印を押すこと又は電子署名の付与を省略するものとする。

4　外国の地方公共団体の機関等に宛てて発送する施行文書については、文書の発信者が署名することにより第一項の規定による公印を押すことに代えることができる。

2　公印を押すことを要しない施行文書を部、室課等、出先機関、これらの長その他の府の組織又は職員に宛てて施行する場合は、行政文書管理システムを利用する方法により行うことを原則とする。

2　前項に定めるもののほか、行政文書の施行の記録に関し必要な事項は、別に定める。

2　保存期間の定めのある行政文書については、一会計年度ごとに区分して簿冊(行政文書の保管又は保存をするための単位をいう。以下同じ。)に保管又は保存をしなければならない。

3　簿冊は、一会計年度当初に(当該会計年度の途中に新たに簿冊を作成する必要がある場合にあっては、その都度)、簿冊件名、文書分類記号、簿冊番号、保存期間及び室課等名(第九項の規定により行政文書を一の簿冊に保存をする場合にあっては、保存期間を除く。)を行政文書管理システムに登録することにより作成しなければならない。

4　一の簿冊に保管又は保存をする行政文書は、同一の文書分類記号を有し、かつ、相互に関連した事項を記録したものでなければならない。

5　規則第十七条第一項ただし書の規定により保存期間を定めないこととされた行政文書(以下「保存期間の定めのない行政文書」という。)については、府政情報室長が別に定める電子計算機を利用する方法により、保管をしなければならない。

6　第一項又は前項の規定により保管又は保存をすることができない行政文書(行政文書の一部を含む。)については、これらの規定にかかわらず、ファイル(様式第七号)(これにより難い場合にあっては、文書保存箱(様式第八号))により、一定の場所において保管をすることができる。

7　前項のファイル及び文書保存箱には、保存期間の定めのある行政文書にあっては保存文書索引(様式第九号)を、保存期間の定めのない行政文書にあっては資料文書索引(様式第十号)を添付しなければならない。

8　保存期間の定めのある行政文書(第一項の規定により保存をする行政文書を除く。)については、保存期間の起算日以後一年間、保管に係る行政文書と明確に区分して保存をしなければならない。

9　第二項の規定にかかわらず、保存期間の定めのある行政文書及びその行政文書と密接な関係のある保存期間の定めのある行政文書(保存期間の起算日の属する会計年度が異なるものに限る。)を合わせて常時使用する必要がある場合は、これらの行政文書を一の簿冊に保存をすることができる。この場合において、当該保存期間の定めのある行政文書については、それぞれの保存期間を超えて、文書管理者が必要と認める期間、保存をすることができる。

10　前項の規定により行政文書を一の簿冊に保存をする場合にあっては、第三項及び第四項の規定にかかわらず、当該簿冊は、その都度、当該行政文書について、作成することができる。

11　第一項、第五項、第六項及び第八項の規定により難いときは、これらの規定にかかわらず、他の適当な方法により行政文書の保管又は保存をすることができる。

2　前項の規定により引継ぎ又は置換えが行われた行政文書について、府政情報室長又は出先機関の文書管理者は、適当な区分により整理し、及び保存をしなければならない。

2　文書管理者は、保存期間の定めのない行政文書について、資料文書ファイル整理簿(様式第十一号)を作成し、及びこれに簿冊件名その他必要な事項を記載しなければならない。

3　文書管理者は、ファイル基準表及び前項の資料文書ファイル整理簿により適正に行政文書が管理されているかどうかを定期的に点検しなければならない。

2　文書管理者は、文書主任に行政文書の廃棄に係る事務を処理させなければならない。

3　府政情報室長は、保存期間が満了する行政文書について、文書管理者が廃棄の決定をするまでに、行政文書管理システムを利用する方法により歴史的文化的価値を有すると認められる文書を選別しなければならない。

4　文書管理者は、前項の規定により選別された行政文書について、廃棄の決定がされ、及び保存期間が満了したときは、府政情報室長に引き渡さなければならない。

5　文書管理者は、行政文書(第二十四条第一項の規定により府政情報室長に引き継いだ行政文書以外のものに限る。)のうち、廃棄の決定をしたもので保存期間が満了したもの(前項の規定により府政情報室長に引き渡された文書を除く。)を、速やかに処分しなければならない。

6　府政情報室長は、第二十四条第一項の規定により引継ぎが行われた行政文書のうち、文書管理者が廃棄の決定をしたもので保存期間が満了したもの(第四項の規定により府政情報室長に引き渡された文書を除く。)を、総務部庁舎室長に引き渡さなければならない。

7　総務部庁舎室長は、前項の規定による引渡しを受けたときは、速やかに処分しなければならない。

8　文書管理者及び総務部庁舎室長は、第五項及び前項並びに規則第十八条第三項の規定による処分をするときは、印影その他必要があると認める部分を裁断し、又は焼却する等必要な措置を講じなければならない。

(施行期日)

1　この規程は、平成十五年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の日(以下「施行日」という。)前に起案した行政文書で、施行日以後に決裁が終わったものについては、本庁の文書管理者は、第十五条第二項及び第二十一条の規定の例により、必要な事項を行政文書管理システムに登録し、又は決裁文書等に記載しなければならない。

3　施行日前において、この規程に定める様式に相当する様式により用紙を作成した場合は、当分の間、所要の調整をした上、この規程の様式により作成した用紙として使用することができる。

平成十五年四月一日から実施する。

平成十六年四月一日から実施する。

平成十七年四月一日から実施する。

平成十八年四月一日から実施する。

(施行期日)

1　この規程は、平成十九年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　行政文書管理システムを利用する方法によることができない場合における出先機関の行政文書の廃棄については、なお従前の例による。

3　改正前の大阪府行政文書管理規程の様式により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をした上、改正後の大阪府行政文書管理規程の様式により作成した用紙として使用することができる。

平成二十年四月一日から実施する。

平成二十一年三月一日から実施する。

平成二十一年四月一日から実施する。

(施行期日)

1　この規程は、平成二十一年十一月一日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の大阪府行政文書管理規程様式第八号その一により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をした上、改正後の大阪府行政文書管理規程様式第六号その一により作成した用紙として使用することができる。

(施行期日)

1　この規程は、平成二十二年七月一日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の大阪府行政文書管理規程様式第六号その一により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をした上、改正後の大阪府行政文書管理規程様式第六号その一により作成した用紙として使用することができる。

平成二十四年四月一日から実施する。

平成二十六年四月一日から実施する。

平成二十七年七月一日から実施する。

平成二十八年四月一日から実施する。

平成二十九年四月一日から実施する。

平成三十年四月一日から実施する。

平成三十一年四月一日から実施する。

平成三十一年四月十五日から実施する。

令和元年十二月二十三日から実施する。

令和二年四月一日から実施する。

令和三年二月十五日から実施する。

令和三年四月一日から実施する。

令和三年十一月一日から実施する。

令和四年四月一日から実施する。

令和五年四月一日から実施する。

令和五年九月十五日から実施する。

令和六年一月一日から実施する。

令和六年四月一日から実施する。

令和六年十二月二十日から実施する。

令和七年一月一日から実施する。