個人情報が記載された電子メールの誤送信について

代表連絡先 府民文化部  文化・スポーツ室文化課  文化創造グループ
ダイヤルイン番号:06-6210-9330
メールアドレス:bunka@sbox.pref.osaka.lg.jp

提供日

2022年1月24日

提供時間

14時0分

内容

 大阪文化芸術創出事業実行委員会(構成団体:大阪府、大阪市、大阪商工会議所、公益財団法人大阪観光局、一般財団法人関西観光本部。以下「実行委員会」という。)から受託している事業者が「大阪文化芸術創出事業(活動支援)補助金」の交付決定事務を行う際、個人情報が記載されたファイルを電子メールで誤送信する事案が発生しました。
 このような事態を招きましたことを深くお詫び申し上げますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。
   
1 誤送付した電子メールに記載されていた個人情報
 大阪文化芸術創出事業(活動支援)補助金交付決定通知書に記載されていた個人(以下「A氏」という。)の氏名、住所、交付決定事業名、交付決定金額、事業実施日
 
2 事案の経緯
〇令和3年9月30日(木曜日)
 ・事業者がA氏からの交付申請書を郵送で受理。電子メールアドレスを含む申請情報を管理用の一覧表に手入力。
 
○令和3年10月26日(火曜日)
 ・事業者からA氏あてに、「大阪文化芸術創出事業(活動支援)補助金」交付決定通知書を添付した電子メールを作成し、一覧表に入力したアドレスあてに送信。
  
○令和4年1月13日(木曜日)
 ・事業者がA氏へ書類提出依頼の電話連絡をしたが連絡が取れず、実行委員会事務局である大阪府府民文化部文化・スポーツ室文化課(以下「事務局」という。)にA氏への電話連絡を依頼。
 ・事務局がA氏に電話連絡をしたところ、交付決定通知書を添付した電子メールが届いていないことが判明。
 ・調査の結果、事業者がA氏に送信した電子メールアドレスが1文字誤って送信していたことが判明し、直ちに事務局よりA氏に対し経過の報告と謝罪を行い、了承を得た。
 ・あわせて、事業者より、誤って送信した電子メールアドレスあて、個人情報を含む電子メールの削除を依頼。

 

※1月24日時点において、誤って送信した電子メールアドレスからの返信は確認できておらず、誤送信先に対する謝罪と個人情報が記載された電子メールの削除を依頼する電子メールを継続して送信してきたところ。なお、漏えいした個人情報が悪用された事実は確認されていない。
  
3 発生原因
 事業者が管理用の一覧表を作成した際に、申請書の記載内容との照合を複数人で行っていたにもかかわらず、一覧表に記載の電子メールアドレスが誤っていることを発見することができなかった。
 その後、A氏に交付決定通知書を送信する際、申請書に記載の電子メールアドレスとの照合を行わず、送信した。
 
4 再発防止策
〇事務局は、委託事業者に対し、以下の内容を業務マニュアルに反映させ、適正な事務処理を徹底するよう指導を行った。
 ・申請書に記載の電子メールアドレスを管理用の一覧表に手入力する際及びメールを作成し送信する際に申請書に記載の電子メールアドレスと誤りがないか、複数人による確認を徹底する。
 ・個人情報を含まない電子メールを送信し、これに返信してもらうか、電話で電子メールアドレスに誤りがないかの確認を行う。
  
〇府担当所属内においても、本件事案を周知し、個人情報の適切な取扱いについて万全を期すよう、改めて注意喚起を行う。

資料提供ID

43535

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