個人情報が記載された書類の誤送付について

代表連絡先 都市整備部  住宅建築局建築指導室建築振興課  宅建業免許グループ
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メールアドレス:kenchikushinko@sbox.pref.osaka.lg.jp

提供日

2021年12月16日

提供時間

14時0分

内容

大阪府が事業者に委託して実施している宅地建物取引業等の各種申請・届出業務において、「宅地建物取引士資格登録簿変更登録申請書」(以下、「申請書」という。)の副本を返送する際に、副本とあわせて、他の申請者の個人情報が記載された書類を誤って送付するという事案が発生しました。

 このような事態を招いたことをお詫びしますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。

 

1.誤って送付した書類に記載されていた個人情報

 ・申請者Bの氏名及び旧住所

 

2.経緯

〇令和3年11月30日(火曜日)

・委託事業者が、申請者A、申請者Bより、それぞれの申請書を郵送にて受付。     

〇令和3年12月6日(月曜日)

・委託事業者が、申請者Aに副本を返送。(副本は申請者の依頼があった時のみ返送するものであり、今回の返送は申請者Aからの依頼に基づき行ったもの。なお、申請者Bからの依頼はなかった。)

〇令和3年12月9日(木曜日)

・申請者Aより建築振興課へ、「別の申請者の書面が封入されている」との電話連絡があった。申請者Aから、手元に郵便物が届いた日や同封されていた書類の名称を聞き取り、その内容をもとに委託事業者から副本を返送した際の郵送受付台帳(※)の記入内容を確認したところ、申請者Bの個人情報が含まれた『宅地建物取引士の変更申請案内文』(大阪府宅地建物取引士センターが発行。以下「案内文」という。)を誤って申請者Aへ送付していたことが判明。

    (※)申請者より郵便物を受け付けた際、受付日や開封者、申請者氏名、受け付けた書類の名称等を記入する。また、申請者より副本の返送依頼があった場合は、受付の際に記入した内容をもとに封入物をチェックした上で、副本の発送日や封入者等を記入することとしている。なお、追加で返送する書類は、備考欄に書くこととしている。

・申請者Aへ架電の上、経緯説明及び謝罪し、了承を得た。また、誤って送付した申請者Bあての案内文を返却していただくよう依頼した。

・申請者Bへ架電し、申請者Bあての案内文を別の申請者へ誤って送付した経緯を説明の上、謝罪し、了承を得た。

 

3.誤送付の原因

・委託事業者が書類を保管する際に、申請者ごとに保管すべきところ、委託事業者の職員が宛名の確認を怠り、申請者Aの副本・返信用封筒の保管用フォルダーに申請者Bあての案内文を混入させた。

・申請者へ書類を返送する際は、郵送受付台帳にて封入物をチェックすることとしているが、各書類の名称を備考欄に記入しておらず、別の職員が封入する際のダブルチェックも怠った。

 

4.再発防止策

建築振興課が委託事業者の運用マニュアルを再点検し、以下の内容を追記の上、委託事業者に周知徹底する。

・申請者より受け付けた書類を保管する際は、開封者が全ての内容物の名称や受付日等を郵送受付台帳に記載し、申請者ごとに保管するフォルダーを分けることを徹底する。

・申請書(副本等)を返信用封筒に封入する際に、他者の関係書類が混入していないか確認するため郵送受付台帳の記載内容と封入物を照合し、封入時に宛先を含めダブルチェックを徹底する。

資料提供ID

43238

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