大阪府大規模施設等協力金審査にかかるメール添付文書の誤りについて

代表連絡先 商工労働部  協力金推進室  大規模施設等協力金グループ
ダイヤルイン番号:06-6210-9293
メールアドレス:kyoryokukin-suishin@sbox.pref.osaka.lg.jp

提供日

2021年11月5日

提供時間

14時0分

内容

協力金推進室において、大阪府大規模施設等協力金(以下「協力金」という。)の審査にかかる文書を電子メールで送信する際、別の申請者あての文書を誤って送信していたことが判明しました。

 このような事態を招いたことを深くお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。
 

1.事実経過

11月1日(月曜日)

  ・派遣職員が、申請者A社あての審査にかかる文書を作成し、PDFで保存した。

  ・派遣職員が、作成した文書を電子メールに添付し、申請者A社に送信した。

  ・申請者A社から、別の複数の申請者あての文書が含まれている旨の連絡があり、誤送付が判明した。

  ・府職員が申請者A社に電話で連絡し、添付文書の誤送付を謝罪。当該文書を削除するよう依頼し、了承を得た。

11月2日(火曜日)から11月5日(金曜日)

  ・府職員が、作成した文書に誤って含まれていた複数の申請者に連絡し、謝罪。
 

2.発生原因

 ・申請者あてに送付する文書を1施設ごとにPDFで保存せず、誤って申請者A社とは別の申請者あての文書も含めて1つのPDFで保存した。また、業務マニュアルでは文書作成時に派遣職員2名で宛名及び記載内容について確認を行うべきところ、ダブルチェックを怠った。

 ・申請者あてにメールを送信する際、業務マニュアルでは派遣職員2名で送付先の電子メールアドレスと送付文書の宛名と内容の確認を行うべきところ、ダブルチェックを怠ったため、別の申請者あての文書を含んでいることに気付かなかった。
 

3.再発防止策

 ・本事案を所属内で周知するとともに、府の審査責任者から、審査担当の府職員及び派遣職員に対し、文書作成時及び電子メール送信時の手順をマニュアルで再確認の上、遵守するよう周知徹底を行った。

 ・文書作成時の手順を見直し、審査担当の派遣職員2名による宛名と記載内容のダブルチェックに加え、審査担当の府職員が最終確認を行うという工程を本件業務マニュアルに追加し、所属内で周知した。

資料提供ID

42916

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