令和3年度大阪府職員採用選考(栄養士職)の受験者へのメールの誤送信について

代表連絡先 健康医療部  健康医療総務課  人事グループ
ダイヤルイン番号:06-6944-7257
メールアドレス:kenisomu-g01@sbox.pref.osaka.lg.jp

提供日

2021年9月27日

提供時間

14時0分

内容

 健康医療総務課において、令和3年度大阪府職員採用選考(栄養士職)の最終合格者へメールを送信する際、誤って合格者ではない受験者に送信するという事案が発生しました。
 このような事態を招いたことを深くお詫び申し上げますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。

1.経過
令和3年6月11日(金曜日)
 ・人事課職員が申込者数の確認・整理を行うため、電子申請システムから大阪府職員採用選考(栄養士)の受験申込者情報(氏名やメールアドレスなど)をダウンロードし、職員が手入力で受験番号(以下、「6月11日時点受験番号」という。)を付番して「採用申込み一覧表」を作成。

令和3年6月14日(月曜日)
 ・第1次選考の実施にあたり、申込者数等を共有するため、人事課職員から健康医療総務課職員に「採用申込み一覧表」の提供があり、受領。
 ・人事課職員が受験申込者に受験番号を通知するため、改めて電子申請システムから大阪府職員採用選考(栄養士)の申込者情報(氏名やメールアドレスなど)を職員端末にダウンロードし、再度、職員が手入力で受験番号(以下、「6月14日時点受験番号」という。)を付番して「受験申込者情報(マスターデータ)」(※)を作成。

(※)選考過程で、職種・氏名・受験番号以外に、選考過程で評定等を追加・管理するデータ。
    第一次選考から最終合格者の発表まで、受験申込者の情報を管理する。

令和3年9月10日(金曜日)
 ・人事課が、大阪府職員採用選考案内ホームページ(関連ホームページ参照)にて最終合格者の受験番号(6月14日時点受験番号に基づく)を発表。
 ・最終合格者を共有するため、人事課職員から、健康医療総務課職員に最終合格者の受験番号(6月14日時点受験番号に基づく)と氏名のみが記載された「最終合格者リスト」(「受験申込者情報(マスターデータ)」をもとに人事課が作成)の提供があり、受領。
 ・健康医療総務課職員が、栄養士職の最終合格者3名にメールを送信するため、当該「最終合格者リスト」ではなく、大阪府職員採用選考案内ホームページに掲載されている最終合格者の受験番号をもとに、6月14日(月曜日)に人事課より受領していた「採用申込み一覧表」の受験番号(6月11日時点受験番号)から対象者のメールアドレスを特定し、メールを送信。

令和3年9月13日(月曜日)
 ・健康医療部の他の職員が別のメールを最終合格者に送信する際に、「最終合格者リスト」の受験番号、氏名と「採用申込み一覧表」の受験番号が一致していないことに気づき、上司に報告。
 ・健康医療部からの連絡をうけ、人事課職員が「受験申込者情報(マスターデータ)」と「採用申込み一覧表」を突合したところ、受験番号にぶら下がる受験申込者の氏名、メールアドレス等の情報が異なっていたことを確認。

令和3年9月13日(月曜日)から9月14日(火曜日)
 ・誤ってメールを送信した3名に対し、健康医療総務課職員が電話等にて状況説明及び謝罪。それぞれ了承を得た。
 なお、選考業務自体は一貫して「受験申込者情報(マスターデータ)」を用いて実施しており、最終合格者の受験番号や氏名に誤りはなく、選考結果への影響は一切ない。

2.誤送信の原因
 ・健康医療総務課職員が最終合格者にメールを送信する際に、「最終合格者リスト」と「採用申込み一覧表」の受験番号及び氏名が同一であるかの確認を怠っていた。
 ・最終合格者へのメール送信前に、複数の職員による「最終合格者リスト」と「採用申込み一覧表」の受験番号及び氏名が同一であるかの確認が徹底されていなかった。
 ・人事課職員が「採用申込み一覧表」(6月11日時点受験番号)と「受験申込者情報(マスターデータ)」(6月14日時点受験番号)とで、異なる受験番号を付番していた。

3.再発防止策
 ・受験番号の付番は一度限りとし、人事課から健康医療総務課に受験番号と紐づいた申込者の情報を提供する際は「受験申込者情報(マスターデータ)」を用いて行うこととする。
 ・今後、電子メールを送信する際は、「最終合格者リスト」と「受験申込者情報(マスターデータ)」の受験番号及び氏名を照らし合わせ、宛先に誤りがないかダブルチェックを徹底する。
 ・所属内職員に対して、本件事案について周知するとともに、改めて個人情報の適正な取り扱いを行うよう注意喚起を行う。

4.問い合わせ先
○本件に関すること
 健康医療部健康医療総務課人事グループ 電話番号:06-6944-7257
○採用選考に関すること
 総務部人事局人事課人事グループ 電話番号:06-4397-3679

関連ホームページ

令和3年度大阪府職員採用選考(薬学職、保健師職、栄養士職、獣医師職)最終合格者受験番号

資料提供ID

42448

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