大阪文化芸術創出事業(活動支援)補助金(第1期分)の申請受付事務処理の誤りについて

代表連絡先 府民文化部  文化・スポーツ室文化課  文化創造グループ
ダイヤルイン番号:06-6210-9330
メールアドレス:bunka@sbox.pref.osaka.lg.jp

提供日

2021年9月13日

提供時間

14時0分

内容

 大阪文化芸術創出事業実行委員会(構成団体:大阪府、大阪市、大阪商工会議所、公益財団法人大阪観光局、一般財団法人関西観光本部。以下「実行委員会」という。)が、事業者に委託して実施している「大阪文化芸術創出事業(活動支援)補助金」第1期分の申請受付事務において、一部の申請が審査されないままになっていたという事案が発生しました。
   このような事案を招きましたことを深くお詫び申し上げますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。
  
1 事案の概要
・「大阪文化芸術創出事業(活動支援)補助金」の交付を受けるには、申請者は必要な書類(以下「申請書等」という。)を準備の上、大阪文化芸術創出事業(活動支援)補助金ウェブページに掲載しているメールアドレス(委託事業者が管理)あてに、メールで提出していただき、委託事業者が審査を行った上で実行委員会が交付決定または不交付決定を行い、委託事業者がメールで通知することとしている。
・令和3年7月15日(木曜日)から7月30日(金曜日)までの申請期間にメールで提出された申請書等のうち、申請者3者・16事業について、到着したメールの管理に誤りがあり、審査がされないままになっていたことが判明した。
  
2 事案の経緯
○令和3年8月31日(火曜日)
・申請者Aから委託事業者に、「申請した事業の一部について交付・不交付決定通知が届いていない。」と電話による問い合わせがあった。
・委託事業者が申請者Aから提出されたメールを確認したところ、申請者Aからのメール5通・5事業の申請書等が審査されないままになっていたことが判明し、その旨を実行委員会事務局である大阪府府民文化部文化・スポーツ室文化課(以下「事務局」という。)に報告した。
・報告を受けた事務局は、委託事業者に対し、令和3年8月31日(火曜日)までに受信した全てのメールと添付されている申請書等について、本事案と同様に未処理となっているものがないか、直ちに確認するよう指示した。
○令和3年9月1日(水曜日)
・委託事業者が令和3年8月31日(火曜日)までに受信した全てのメールを確認したところ、申請者A等3者・16事業の申請書等が添付されたメール7通について、審査対象外のメールとして管理していたため、審査されないまま未処理となっていることが判明した。
・事務局は、申請者A等3者に、メールの管理に誤りがあり、審査が未処理となっていたため、交付決定または不交付決定の通知が遅れていることを電話で謝罪した。
・また、事務局は委託事業者に対し、速やかに審査を行うよう指示し、同日、委託事業者は申請者A等3者に、交付・不交付決定を通知した。
○令和3年9月2日(木曜日)
・事務局が、申請者A等3者を訪問の上、改めて謝罪し、審査手続きの遅れについて了承を得た。
 
3 誤った原因
・委託事業者は、申請者からのメールを、内容を確認の上、審査対象のメールとして保管するフォルダと、審査対象外のメールを保管するフォルダとに振り分けて保存していたところ、本件申請者A等3者からのメールについては、その内容をしっかりと確認しないまま、本来審査対象とするべきメールを誤って審査対象外のメールを保管するフォルダに保存し、未処理となっていた。
・また、フォルダに振り分けた後のメールを確認する体制をとっていなかった。
 
4 再発防止策
○事務局は、委託事業者に対し、以下のとおり指導し、適正な事務処理を徹底していく。
・フォルダに振り分けた後にメールの振り分け先や内容を複数人によって確認する体制を構築する。また、全ての受信メールの処理状況を管理する台帳を作成し、組織全体でメールの処理状況をチェックする体制を整える。
・申請者からメールを受信した際に、申請者に対し、メールを受信したことだけでなく、受理した申請件数を返信する。

資料提供ID

42405

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