委託事業者によるメールの誤記載について

代表連絡先 商工労働部  中小企業支援室経営支援課  企画調整グループ
ダイヤルイン番号:06-6210-9525
メールアドレス:jitankyoryoku1@gbox.pref.osaka.lg.jp

提供日

2021年5月25日

提供時間

14時0分

内容

   府が事業者に委託している第1期大阪府営業時間短縮協力金の審査業務において、申請者Aに書類不備の連絡を行う際に、誤って別の申請者Bの情報を記載したメールを送信していたことが判明しました。
   なお、申請者Aが知り得た情報で、申請者Bの審査内容や審査状況等を入手できることはありません。  
   このような事態を招きましたことを深くお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。

1 メールに記載されていた情報
  別の申請者Bの協力金申請システムの申込番号、レコード番号(※1)、事業者名及び代表者名

2 事案の経緯
  〇令和3年5月13日(木曜日)
     ・委託事業者の担当者が、「再申請フォーム」(※2)を用いて、申請者Aに対し申請書類の不備
    をメールにて連絡した。
 〇令和3年5月18日(火曜日)
    ・申請者Aから委託事業者に、届いたメールに別の申請者Bの情報が記載されている旨の連絡
    があった。委託事業者が送信したメール内容を確認したところ、誤って申請者Bの情報を記載
    し、申請者Aに送信していたことが判明し、その旨を府に報告した。
   ・府から委託事業者に対し、謝罪、状況説明等の対応を指示した。
    ・委託事業者から申請者Aに対し電話で謝罪を行うとともに、送信したメールの削除を依頼し、
        了承を得た。
 〇令和3年5月20日(木曜日)
    ・委託事業者から電話で申請者Bに、経緯の説明及び謝罪を行い、了承を得た。

3 発生原因
 審査業務において、「再申請フォーム」を使用して、申請者に連絡をする場合、画面上の申請者のレコード番号をコピーアンドペーストして、メールを送信することとしていた。しかし、本件では、この手順を経ず、別の書類に記載されていた申請者Bのレコード番号を見て直接手入力した。また、ダブルチェックが徹底されていなかった。

4 再発防止策
・ 委託事業者において、「再申請フォーム」に、レコード番号の検索機能を追加し、必要な情報を自動表示されるよう改修し、今後、同様の誤りが生じない仕組みを講じた。
・ 府から委託事業者に対して、個人情報の取り扱いをはじめ、業務の手順を再度徹底するよう厳重に注意を行うとともに、同様の誤りが生じないようダブルチェックの徹底など改善を求めた。

 (※1)レコード番号   :申請システムの申込番号とは別に、審査システムで使用する番号
 (※2)再申請フォーム:申請者に不足書類(添付書類)の提出を求める際に書類をアップ
               ロードしてもらうメール機能が付いたアプリケーション

資料提供ID

41481

ここまで本文です。