個人情報を含む文書の誤送付について

代表連絡先 教育庁  施設財務課  歳入・会計指導グループ
ダイヤルイン番号:06-6944-6914
メールアドレス:shu-shien@gbox.pref.osaka.lg.jp

提供日

2021年1月14日

提供時間

14時0分

内容

 大阪府教育庁施設財務課において、奨学のための給付金支給事務を行う際に、個人情報を含む文書を誤送付するという事案が発生しました。このような事態を招きましたことをお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。


1 誤送付した書類及び記載されていた個人情報
 ・「令和2年度大阪府国公立高等学校等奨学のための給付金支給決定通知書(※)」(以下、「通知書」という。)。
 ・学校名、学年、組、生徒氏名、申請者氏名、給付金決定額、給付金の振込金融機関、支店名及び口座名義人


 ※「大阪府国公立高等学校等奨学のための給付金」制度
  全ての意志ある生徒が安心して教育を受けられるよう、府内に在住する低所得世帯の保護者等に対し、授業料以外の教育費の経済的負担を軽減するために「奨学のための給付金」を支給する制度。


2 事案の経緯
令和2年12月17日(木曜日)
 ・本件制度を活用した申請者A氏及びB氏を含む146名分の通知書を印刷したところ、146名分のうち、6名分の通知書について、データ誤り・汚損等があり、再印刷が必要となった。このため、6名分については翌日郵送することとした。140名分について、封入作業を行い、通知書を郵送。


令和2年12月18日(金曜日) 
 ・データ誤り・汚損等のあった6名分の通知書を郵送し、146名分の郵送を完了。
 ・B氏からA氏の通知書が届いた旨の電話連絡を受け、A氏あての通知書を、誤ってB氏あてに郵送していたことが判明。誤送付について謝罪し、了承を得た。
 ・A氏に連絡し、誤送付について謝罪、了承を得た。通知書の受理について問合せたところ、「外出中で確認ができない」との回答であった。

 

令和2年12月22日(火曜日)
 ・A氏に、再度連絡し、A氏の通知書が届いていることを確認。
 ・B氏宅に通知書を持参の上、改めて謝罪し、了承を得た後、A氏の通知書を回収。


3 誤送付の原因
 ・封入作業で、通知書の宛名と封筒の宛先との突合をする際に、名字しか確認していなかったため、A氏の通知書を2通作成してしまった。


4 再発防止策
 ・申請者ごとに附番し、通知書と封筒にその番号を記載する。

  また、封入等の事務作業を行う際に、複数人で発送書類の宛名と封筒の宛名の確認を行うとともに番号でも確認を行う。

 ・本件を教育庁職員に周知し、個人情報の重要性を再認識させ、個人情報の適切な取扱いについての注意喚起を行う。

関連ホームページ

大阪府国公立高等学校等奨学のための給付金について

資料提供ID

40205

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