○大阪府民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例施行規則

平成十七年十二月二十八日

大阪府規則第百七十五号

大阪府民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例施行規則をここに公布する。

大阪府民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例施行規則

(趣旨)

第一条 この規則は、条例等の規定により民間事業者等が行う書面の保存等を、大阪府民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例(平成十七年大阪府条例第四号。以下「条例」という。)第三条から第六条までの規定に基づき、電磁的記録を使用して行う場合について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第二条 この規則の用語の意義は、条例の定めるところによる。

(電磁的記録による保存)

第三条 民間事業者等は、条例第三条第一項の規定により書面の保存に代えて当該書面に係る電磁的記録の保存を行うときは、次に掲げる方法のいずれかにより行わなければならない。

 作成された電磁的記録を民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法又は磁気ディスクその他これに準じて一定の事項を確実に記録しておくことができる物(以下「磁気ディスク等」という。)をもって調製するファイルにより保存を行う方法

 書面に記載されている事項をスキャナ(これに準ずる画像読取装置を含む。)により読み取って作成された電磁的記録を民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法又は磁気ディスク等をもって調製するファイルにより保存を行う方法

2 民間事業者等は、前項に規定する方法による条例第三条第一項に規定する電磁的記録の保存を行うときは、必要に応じ当該電磁的記録に記録された事項を、直ちに整然とした形式及び明瞭な状態でその使用に係る電子計算機その他の機器に表示し、及び書面に出力することができるようにしなければならない。

3 条例等の規定により同一内容の書面を二以上の事務所等(書面の保存が義務付けられている場所をいう。以下この項において同じ。)に保存を行わなければならないとされている民間事業者等が、第一項に規定する方法により、当該二以上の事務所等のうち、一の事務所等に当該書面に係る電磁的記録の保存を行うとともに、当該電磁的記録に記録されている事項を他の事務所等に備え付けた電子計算機その他の機器に表示し、及び書面に出力することができる措置を講じたときは、当該他の事務所等に当該書面の保存が行われたものとみなす。

(電磁的記録による作成)

第四条 民間事業者等は、条例第四条第一項の規定により書面の作成に代えて当該書面に係る電磁的記録の作成を行うときは、当該民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法又は磁気ディスク等をもって調製する方法により作成を行わなければならない。

(署名等に代わる措置)

第五条 条例第四条第三項の規則で定める措置は、電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成十二年法律第百二号)第二条第一項に規定する電子署名をいう。)とする。

(電磁的記録による縦覧等)

第六条 民間事業者等は、条例第五条第一項の規定により書面の縦覧等に代えて当該書面に係る電磁的記録に記録されている事項の縦覧等を行うときは、当該事項を民間事業者等の事務所等に備え置く電子計算機の映像面に表示する方法又は当該事項を記載した書類による方法により行わなければならない。

(電磁的記録による交付等)

第七条 民間事業者等は、条例第六条第一項の規定により書面の交付等に代えて当該書面に係る電磁的記録に記録されている事項の交付等を行おうとするときは、あらかじめ、交付等の相手方(以下この条において「相手方」という。)に対し、その用いる電磁的方法の種類及び内容を示し、書面又は電磁的方法による承諾を得なければならない。

2 前項の電磁的方法は、次の各号のいずれかに該当する方法とする。

 電子情報処理組織を使用する方法のうち次のいずれかに掲げるもの

 民間事業者等の使用に係る電子計算機と相手方の使用に係る電子計算機とを接続する電気通信回線を通じて送信し、受信者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法

 民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録された書面に記載すべき事項を電気通信回線を通じて相手方の閲覧に供し、当該相手方の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに当該事項を記録する方法(相手方が条例第六条第一項に規定する方法による交付等を受ける旨の承諾又は受けない旨の申出をする場合にあっては、民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルにその旨を記録する方法)

 磁気ディスク等をもって調製するファイルに書面に記載すべき事項を記録したものを交付する方法

3 前項各号に掲げる方法は、相手方がファイルヘの記録を出力することにより書面を作成することができるものでなければならない。

4 第一項の規定により相手方に示すべき電磁的方法の種類及び内容は、次に掲げる事項とする。

 第二項各号に掲げる方法のうち民間事業者等が使用するもの

 ファイルヘの記録の方式

5 第一項の規定による承諾を得た民間事業者等は、相手方から書面又は電磁的方法により電磁的方法による交付等を受けない旨の申出があったときは、当該相手方に対し、条例第六条第一項に規定する事項の交付等を電磁的方法によって行ってはならない。ただし、当該相手方が再び第一項の規定による承諾をした場合は、この限りでない。

(細則)

第八条 この規則に定めるもののほか、条例等の規定により民間事業者等が行う書面の保存等を電磁的記録を使用して行う場合に必要な事項は、別に定める。

附 則

この規則は、公布の日から施行する。

大阪府民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例施行規則

平成17年12月28日 規則第175号

(平成17年12月28日施行)