2　公文書は、事務能率の向上に役立つよう常に正確かつ迅速に取り扱い、適正に管理しなければならない。

3　情報システム(電子計算機を利用して行う業務処理の体系をいう。)を利用する方法により公文書を管理する場合にあっては、前項の趣旨にのっとり行われるよう十分配慮しなければならない。

2　総括文書管理者は、事務局における公文書の適正な管理及び公文書の管理改善に関する事務を総括する。

2　文書管理者は、課における公文書の適正な管理に関する事務を掌理する。

2　文書管理担当者は、文書管理者の指揮を受け、担任事務に係る公文書の適正な管理に関する事務を処理するものとする。

2　総括文書主任は、事務局における公文書の管理改善に係る企画及び調整を行う。

2　文書主任は、課における公文書の管理改善に関する事務を掌理するとともに、文書管理者の指揮を受け、課における公文書の適正な管理に関する事務を処理する。

3　文書管理者は、前項に規定する公文書の適正な管理に関する事務の遂行上必要があると認めるときは、当該課の職員のうちから文書取扱者を指定し、当該文書取扱者に当該事務の一部を行わせることができる。

4　文書管理者は、第一項又は前項の規定により文書主任又は文書取扱者を指定したときは、当該文書主任又は文書取扱者の職及び氏名を総務課長に通知しなければならない。

2　法規主任は、事務局において起案された規則、規程、告示、公告、訓令、要綱及び要領に係る公文書その他の重要な公文書を審査する。

2　文書分類表には、複数の段階による公文書の分類の項目を設け、当該項目ごとの記号(以下「文書分類記号」という。)を定めるものとする。

3　文書管理者は、第一項の規定により定められた文書分類表に基づき、公文書を分類しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、文書が電気通信回線を通じて課に到達したときは、当該課の文書管理者が受領する。

3　総務課長は第一項の規定により受領した公文書のうち、特別送達に係る公文書については特別送達文書受領簿(様式第一号)に、書留文書、現金書留、書留小包等に係る公文書については書留文書受領簿(様式二号)に必要な事項を記載しなければならない。

2　文書管理担当者は、第十三条第二項の規定により受領した公文書のうち、担任事務に係るものを速やかに収受しなければならない。

3　文書管理担当者は、前二項の規定により収受した公文書(起案を要するものを除く。)を、次に定める手続により処理する。

4　文書管理担当者は、第一項又は第二項の規定により収受した公文書のうち、起案を要するもので重要又は異例なものについては、文書管理者の閲覧に供さなければならない。

5　文書主任は、行政文書管理システムを利用する方法により受領した電子文書の処理状況を把握するとともに、その処理の促進を図らなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、意思決定と同時に文書を作成することが困難な場合及び処理に係る事案が軽微なものである場合は、文書の作成を要しないものとする。ただし、意思決定と同時に文書を作成することが困難な場合にあっては、事後に文書を作成しなければならない。

2　次に掲げる理由により前項の規定によりがたい場合は、同項の規定にかかわらず、収受・起案用紙又は文書管理者が総務課長にあらかじめ協議して定めた用紙を用いて起案するものとする。

2　前条第二項の規定により起案する場合にあっては、起案年月日、簿冊番号、文書分類記号、保存期間その他必要な事項を当該起案に係る公文書に記載しなければならない。

2　第十八条第二項の規定により起案した公文書の決裁が終わったときは、当該決裁の終わった公文書(以下「決裁文書」という。)には決裁年月日、文書記号、文書番号その他必要な事項を記載するとともに、文書題名、決裁年月日、文書分類記号、文書記号、文書番号、簿冊番号及び保存期間を行政文書管理システムに登録しなければならない。ただし、行政文書管理システムを利用できない場合にあっては、文書管理台帳又は文書管理集合票に必要な事項を記載しなければならない。

2　文書番号は、一会計年度を通じ課ごとに一連の番号とし、一文書題名ごとに一文書番号とする。ただし、同一の文書題名で一会計年度を通じ多量に処理するものについては、当該文書番号の枝番号を用いることができる。

3　行政文書管理システムを利用できないことその他の理由により前項の規定によりがたい場合にあっては、同項の規定にかかわらず、あらかじめ文書管理者が指定する文書番号を用いることができる。

4　簿冊番号は、一会計年度を通じ課ごとに一連の番号とし、一簿冊件名ごとに一簿冊番号とする。

2　前項の例規番号は、公文書の種類ごとに年間を通じて一連の番号とする。

2　前項の規定にかかわらず、同項の施行文書がその性質又は内容により公印の押印を要しないものであるときは、公印の押印を省略するものとする。

3　外国の地方公共団体の機関等にあてて発送する施行文書については、文書の発信者が署名することにより第一項の規定による公印の押印に代えることができる。

2　公印の押印を要しない施行文書を課その他の府の組織、その長又は職員にあてて施行する場合は、行政文書管理システムを利用する方法により行うことを原則とする。

2　前項に定めるもののほか、公文書の施行の記録に関し必要な事項は、別に定める。

2　文書管理者は、保存期間の定めのある公文書については、行政文書管理システムを利用する方法により保管又は保存をしなければならない。

3　保存期間の定めのある公文書については、一会計年度ごとに区分して簿冊(公文書の保管又は保存をするための単位をいう。以下同じ。)に保管又は保存をしなければならない。

4　簿冊は、一会計年度当初に(当該会計年度の途中に新たに簿冊を作成する必要がある場合にあっては、その都度)、簿冊件名、文書分類記号、簿冊番号、保存期間及び課名(第十項の規定により公文書を一の簿冊に保存をする場合にあっては、保存期間を除く。)を行政文書管理システムに登録することにより作成しなければならない。

5　一の簿冊に保管又は保存をする公文書は、同一の文書分類記号を有し、かつ、相互に関連した事項を記録したものでなければならない。

6　第三十一条第一項ただし書の規定により保存期間を定めないこととされた公文書(以下「保存期間の定めのない公文書」という。)については、総務課長が別に定める電子計算機を利用する方法により、保管をしなければならない。

7　第二項又は前項の規定により保管又は保存をすることができない公文書(公文書の一部を含む。)については、これらの規定にかかわらず、ファイル(様式第七号)(これによりがたい場合にあっては、文書保存箱(様式第八号))により、一定の場所において保管をすることができる。

8　前項のファイル及び文書保存箱には、保存期間の定めのある公文書にあっては保存文書索引(様式第九号)を、保存期間の定めのない公文書にあっては資料文書索引(様式第十号)を添付しなければならない。

9　保存期間の定めのある公文書(第二項の規定により保存をする公文書を除く。)については、保存期間の起算日以後一年間、保管に係る公文書と明確に区分して保存をしなければならない。

10　第三項の規定にかかわらず、保存期間の定めのある公文書及びその公文書と密接な関係のある保存期間の定めのある公文書(保存期間の起算日の属する会計年度が異なるものに限る。)を合わせて常時使用する必要がある場合は、これらの公文書を一の簿冊に保存をすることができる。この場合において、当該保存期間の定めのある公文書については、それぞれの保存期間を超えて、文書管理者が必要と認める期間、保存をすることができる。

11　前項の規定により公文書を一の簿冊に保存する場合にあっては、第四項及び第五項の規定にかかわらず、当該簿冊は、その都度、当該公文書について、作成することができる。

12　第二項、第六項、第七項及び第九項の規定によりがたいときは、これらの規定にかかわらず、他の適当な方法により公文書の保管又は保存をすることができる。

2　公文書の保存期間の起算日は、当該公文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の四月一日とする。ただし、歳入又は歳出に係る公文書については、当該歳入又は歳出の属する会計年度の翌会計年度の六月一日とする。

2　文書管理者は、前項の規定により置換えを行った公文書について、適当な区分により整理し、及び保存をしなければならない。

2　文書管理者は、保存期間の定めのない公文書について、資料文書ファイル整理簿(様式第十一号)を作成し、及びこれに簿冊件名その他必要な事項を記載しなければならない。

3　文書管理者は、前二項に規定するファイル基準表及び資料文書ファイル整理簿により適正に公文書が管理されているかどうかを定期的に点検しなければならない。

2　文書管理者は、文書主任に公文書の廃棄に係る事務を処理させなければならない。

3　総務課長は、保存期間が満了する公文書について、文書管理者が廃棄の決定をするまでに、当該廃棄の決定に係る公文書に関し、歴史的文化的価値を有する文書を選別しなければならない。

4　文書管理者は、前項により選別された歴史的文化的価値を有する文書について、行政文書管理システムを利用する方法により知事に引き継がなければならない。

5　文書管理者は、廃棄の決定をした公文書で保存期間が満了したもの(前項の規定により知事に引き継がれた文書を除く。)を速やかに処分しなければならない。

6　文書管理者は、第三十一条第一項ただし書の規定により保存期間を定めないこととされた公文書について、保管期間の経過後、速やかに処分しなければならない。

7　文書管理者は、前二項の規定による処分をするときは、印影その他必要があると認める部分を裁断し、又は焼却する等必要な措置を講じなければならない。

(施行期日)

1　この規程は、平成十五年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の日(以下「施行日」という。)前に起案した公文書で、施行日以降に決裁が終わったものについては、文書管理者は、第二十条第二項及び第二十九条の規定の例により、必要な事項を行政文書管理システムに登録し、又は決裁文書等に記載しなければならない。

3　施行日前において、この規程に定める様式に相当する様式により用紙を作成した場合は、当分の間、所要の調整をした上、この規程の様式により作成した用紙として使用することができる。

(施行期日)

1　この規程は、平成二十三年三月一日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の大阪府議会事務局公文書管理規程様式第七号その一により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をした上、改正後の大阪府議会事務局公文書管理規程様式第五号その一により作成した用紙として使用することができる。

この規程は、公布の日から施行する。