○大阪府警察行政文書管理規則

平成13年4月13日

大阪府公安委員会規則第9号

大阪府警察行政文書管理規則を次のように定める。

大阪府警察行政文書管理規則

(趣旨)

第1条 この規則は、大阪府警察における行政文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規則において、「行政文書」とは、大阪府情報公開条例(平成11年大阪府条例第39号)第2条第1項に規定する行政文書のうち、大阪府警察の職員が職務上作成し、又は取得した行政文書であって、大阪府警察の職員が組織的に用いるものとして、大阪府警察が管理しているものをいう。

2 この規則において、「電子文書」とは、大阪府情報公開条例第2条第1項に規定する電磁的記録(以下「電磁的記録」という。)のうち、書式情報(文書、図画、写真及びスライド等の体裁に関する情報をいう。)又は音声若しくは映像を再生することにより人の知覚により認識することができる情報を含めて記録されているものをいう。

(平17公委規則22・一部改正)

(行政文書の管理の区分)

第3条 次に掲げる行政文書は、大阪府公安委員会(以下「公安委員会」という。)が管理するものとする。

(1) 公安委員会の会議録(公安委員会の会議に提出された行政文書であって、公安委員会が会議録と併せて管理することが必要であると認めたものを含む。)

(2) 警察法(昭和29年法律第162号)第43条の2に規定する事務に関する行政文書

(3) 公安委員会又は公安委員会の委員(委員長を含む。)あての意見、要望等及びその処理に関する行政文書

(4) 前3号に掲げるもののほか、公安委員会が自ら管理することが必要であると認めた行政文書

2 前項各号に掲げる行政文書以外の行政文書は、大阪府警察本部長(以下「本部長」という。)が管理するものとする。

(行政文書の管理の基本)

第4条 行政文書は、事務能率の向上に役立つよう、常に正確かつ迅速に取り扱い、適正に管理しなければならない。

2 電子計算機を利用して行政文書を管理する場合にあっては、前項の趣旨にのっとり行われるよう十分配慮しなければならない。

(平17公委規則22・一部改正)

(文書の収受)

第5条 大阪府警察に文書(図画、写真及びスライド等並びに電磁的記録(電子文書に限る。)を含む。以下同じ。)が到達したときは、必要な収受の手続をとるものとする。

(平17公委規則22・一部改正)

(文書の作成)

第6条 事務及び事業を行うに当たっては、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、文書を作成するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、処理に係る事案が軽微なものである場合は、文書の作成を要しないものとする。

(平29公委規則20・一部改正)

(規則等の種別等)

第7条 公安委員会がその権限に属する事務に関し制定し、又は指示、命令等を行うために作成する行政文書の種別は、次のとおりとする。

(1) 規則 法令又は条例の特別の委任に基づいて制定するもの及び権限に属する事務のうち基本的な事項その他府民に関係する事項に関し制定するもの

(2) 規程 規則以外で、権限に属する事務に関し制定するもの

(3) 告示 権限に属する事務に関し管内の全部又は一部に公示するもの

(4) 指令 権限に属する事務に関し特定の法人、団体又は個人に対し指示し、又は命令するもの

2 前項各号に掲げる行政文書の例式は、別表第1に掲げる例式によるものとする。

3 第1項各号に掲げる行政文書は、その種別に従って暦年ごとに一連番号を付するものとする。

4 本部長がその権限に属する事務に関し制定し、又は指示、命令等を行うために作成する行政文書の種別等は、本部長が定める。

(公布の方法)

第8条 法令又は条例に特別の定めがある場合を除き、前条第1項第1号に規定する規則及び同項第3号に規定する告示は、大阪府公報に登載して公布する。ただし、天災その他やむを得ない事情で大阪府公報に登載することができないときは、大阪府警察本部本館前の掲示場又は公衆の見やすい場所に掲示して登載に代えるものとする。

(行政文書の分類)

第9条 行政文書は、事務及び事業の性質、内容等に応じた系統的な分類を定めて整理するもとのする。

(行政文書の保存)

第10条 行政文書は、原則としてファイルにまとめて取り扱うものとする。

2 前項の規定により作成したファイル及び行政文書の管理を適切に行うため、これらの名称その他必要な事項を記載した帳簿を作成するものとする。

3 行政文書は、別表第2に定める基準に従い保存期間を定めて保存するものとする。

4 保存期間の起算日は、行政文書の効率的な整理又は保存を行うため、特定の日を設定するものとする。

(廃棄の決定及び保存期間の延長)

第11条 保存期間の満了する行政文書は、廃棄の決定をするものとする。ただし、職務の遂行上必要があると認める行政文書その他特別の理由があると認める行政文書については、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。

(廃棄)

第12条 前条の廃棄の決定をしたものは、速やかに処分するものとする。

(行政文書の管理体制)

第13条 本部長は、大阪府警察職員のうちから指名する者に、行政文書の管理に関する事務の運営につき指導監督を行わせるものとする。

(適用除外)

第14条 次に掲げるものについては、この規則の規定は、適用しない。

(1) 刑事訴訟法(昭和23年法律第131号)第53条の2第3項に規定する訴訟に関する書類

(2) 刑事訴訟法第53条の2第4項に規定する押収物

(平29公委規則20・追加)

(細則)

第15条 この規則に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項は、本部長が定める。

(平29公委規則20・旧第14条繰下)

附 則

(施行期日)

1 この規則は、平成13年9月1日から施行する。

(大阪府公安委員会令達文書規則の廃止)

2 大阪府公安委員会令達文書規則(昭和58年大阪府公安委員会規則第13号。以下「旧規則」という。)は、廃止する。

(経過措置)

3 この規則施行の際現に旧規則に基づいて定められた公安委員会の規則、規程、告示又は指令で効力を有するものは、この規則の規定により定められた規則、規程、告示又は指令とみなす。

附 則(平成17年公委規則第22号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成29年公委規則第20号)

この規則は、平成30年1月1日から施行する。

(平17公委規則22・一部改正)

画像画像画像

別表第2(第10条関係)

行政文書保存期間指定基準表

保存期間

対象行政文書

長期

(1) 条例又は大阪府規則に関する起案文書

(2) 公安委員会の規則、規程又は重要な告示に関する起案文書

(3) 本部長の制定する重要な規程に関する起案文書

(4) 他官公庁との協議又は協定に関する起案文書で特に重要なもの

(5) 争訟に関する行政文書で重要なもの

(6) 法律関係が10年を超える事項に係る起案文書

(7) 叙位、叙勲又は褒章に関する起案文書

(8) 表彰に関する起案文書で特に重要なもの

(9) 債権債務関係の行政文書で10年を超えて保存を要するもの

(10) その他10年を超えて保存を要する行政文書

10年

(1) 第3条第1項第1号に掲げる行政文書

(2) 法律関係が5年を超える事項に係る起案文書

(3) その他10年保存を要する行政文書

5年

(1) 第3条第1項第2号に掲げる行政文書

(2) 法律関係が3年を超える事項に係る起案文書

(3) その他5年保存を要する行政文書

3年

(1) 大阪府議会に関する起案文書

(2) 法律関係が1年を超える事項に係る起案文書

(3) その他3年保存を要する行政文書

1年

(1) 第3条第1項第3号に掲げる行政文書

(2) 連絡に関する起案文書

(3) その他1年保存を要する行政文書

備考

1 「起案文書」とは、起案により意思決定をした行政文書をいう。

2 「長期」とは、10年を超える保存期間をいう。

3 法令等に保存に関する期間の定めのある行政文書の保存期間については、当該法令等に定める期間によるものとする。

大阪府警察行政文書管理規則

平成13年4月13日 公安委員会規則第9号

(平成30年1月1日施行)