○大阪府府税事務所行政文書管理規程

昭和五十八年三月三十日

大阪府訓令第一号

総務部長

税務長

各府税事務所長

〔府税事務所文書処理規程〕(昭和二十九年大阪府訓令第二十三号)の全部を改正する。

大阪府府税事務所行政文書管理規程

(平三訓令三・平一二訓令八〇・改称)

(趣旨)

第一条 この規程は、大阪府行政文書管理規程(平成十四年大阪府訓令第三十九号。以下「行政文書管理規程」という。)第二十七条の規定に基づき、府税事務所(以下「事務所」という。)における行政文書の管理に関する特例を定めるものとする。

(平一二訓令八〇・全改、平一五訓令五・平一九訓令一二・一部改正)

(定義)

第一条の二 この規程の用語の意義は、大阪府行政文書管理規則(平成十四年大阪府規則第百二十二号)の定めるところによる。

(平一二訓令八〇・追加、平一五訓令五・一部改正)

(文書主任等)

第二条 事務所に文書主任を置き、庶務担当主査をもって充てる。

2 事務所の次の各号に掲げる課を包括する当該各号に定める関係課及び大阪府府税事務所処務規程(昭和三十五年大阪府訓令第一号。以下「処務規程」という。)第十五条に規定する課(以下「関係課等」という。)ごとに文書取扱者を置き、所長がそれぞれの関係課等の職員のうちから指定する。

 処務規程第三条第二項及び第三項第四条並びに第八条から第十四条までに規定する課 課税関係課

 処務規程第五条第六条及び第十六条から第十八条までに規定する課 納税関係課

3 総務課における文書取扱者の担任事務は、文書主任が併せ行うものとする。

(昭五九訓令二〇・昭六一訓令七・平五訓令一一・平六訓令一〇・平一一訓令二三・平一二訓令三七・平一七訓令九・平一九訓令一二・平二二訓令一一・平二五訓令二四・平二七訓令四・一部改正)

(行政文書の受領及び収受)

第三条 文書が事務所に到達したときは、所長がこれを受領する。

2 所長(別表に掲げる事務所の所長に限る。)は、前項の文書のうち、他の出先機関の所管に係るものについては、速やかに、当該出先機関の長に送付する。

3 所長は、第一項の規定により受領した行政文書(前項の規定により他の出先機関の長に送付したもの及び行政文書管理システム(行政文書の管理を行うための情報システムをいう。以下同じ。)を利用する方法により受領したものを除く。)を、次に定める手続により、文書主任に収受させなければならない。

 親展の行政文書は開封しないでそのまま、その他の行政文書は全て開封して受付印(様式第一号)を押印する。

 受領の日時が権利の得失又は変更に関係のある行政文書は、受付印の傍らにその行政文書を受領した時刻を記入し、認印を押印してその外封を添付する。

 収受した行政文書のうち、重要又は異例な行政文書については、直ちに、所長の閲覧に供する。

4 所長は、納税義務者、特別徴収義務者等が事務所に持参して提出した申告書、申請書等で特に必要があると認めるものについては、前項の処理を文書取扱者に行わせることができる。

(昭五九訓令二〇・平六訓令一〇・平一一訓令二三・平一二訓令八・平一二訓令八〇・平一五訓令五・平一九訓令一二・平二二訓令一一・平二五訓令二四・一部改正)

(文書主任の収受事務)

第四条 文書主任は、前条の規定によって収受した行政文書(同条第四項の規定によって文書取扱者が処理した行政文書を除く。)のうち次の各号に掲げる行政文書については、それぞれ当該各号に定める手続によって速やかに処理しなければならない。

 特殊取扱郵便文書(郵便法(昭和二十二年法律第百六十五号)第四十四条に規定する特殊取扱による文書をいう。)、現金又は証券類が封入されている文書、親展文書及び電報特殊文書収受簿(様式第二号)に必要な事項を記載する。

 返戻文書 返戻文書収受簿(様式第三号)に必要な事項を記載する。

 前二号に掲げる文書以外の文書(軽易な文書を除く。)普通文書収受簿(様式第四号)に必要な事項を記載する。

2 文書主任は、前項の手続を完了した行政文書及び軽易な行政文書を、速やかに(前条第三項第三号の規定によって所長の閲覧に供した行政文書については、当該閲覧後速やかに)、担当の関係課等(二以上の関係課等に関係のある行政文書にあっては、最も関係の深い関係課等とする。以下「担当関係課等」という。)の文書取扱者(親展の行政文書については、名宛人)に配布しなければならない。この場合において、前項の手続を完了した行政文書には、特殊文書収受簿、返戻文書収受簿又は普通文書収受簿を添えるものとする。

(昭五九訓令二〇・平五訓令一一・平一一訓令二三・平一二訓令三七・平一二訓令八〇・平一五訓令五・平一七訓令九・平一九訓令一二・平二二訓令一一・平二五訓令二四・一部改正)

(文書取扱者の収受事務)

第五条 文書取扱者は、第三条第四項の規定により処理した行政文書、前条第二項の規定により配布を受けた行政文書のうち、重要又は異例な行政文書については、直ちに、担当の次長(部を置く事務所にあっては、部長。次項及び第八条第一項において同じ。)の閲覧に供さなければならない。

2 文書取扱者は、第三条第四項の規定により処理した行政文書及び前条第二項の規定により配布を受けた行政文書を、速やかに(前項の規定により担当の次長の閲覧に供した行政文書にあっては、当該閲覧後速やかに)、あらかじめ所長が指定する課長、課長補佐又は主査(以下「課長等」という。)に配布しなければならない。

3 文書取扱者は、前項の規定により行政文書を配布したときは、直ちに、普通文書収受簿、特殊文書収受簿又は返戻文書収受簿を文書主任に返送しなければならない。

(昭五九訓令二〇・平五訓令一一・平一一訓令二三・平一二訓令三七・平一二訓令八〇・平一五訓令五・平一七訓令九・平一九訓令一二・平二二訓令一一・平二五訓令二四・一部改正)

(担当の課長等の収受事務)

第六条 担当の課長等は、前条第二項の規定により、行政文書(第三条第四項の規定により処理された行政文書に限る。)の配布を受けたときは、当該行政文書の件名、発信者名及びその収受年月日を整理簿に記録しなければならない。

(平一一訓令二三・平一二訓令三七・平一二訓令八〇・平一七訓令九・平二五訓令二四・一部改正)

(執務時間外に到着する文書の取扱い)

第七条 所長は、執務時間外に到着する文書を受領するため、事務所に文書受領箱を備え、その旨を人の見やすい箇所に表示しなければならない。

2 文書主任は、毎日登庁後直ちに文書受領箱を点検し、文書受領箱に投入された文書があるときは、速やかに、この規程の定めるところにより処理しなければならない。この場合において文書は前日に受領したものとして取り扱うものとする。

(平一五訓令五・一部改正)

(行政文書の処理)

第八条 所長又は担当の次長は、第三条第三項第三号又は第五条第一項の規定により閲覧に供された行政文書を速やかに一覧の上、必要があると認めるときは、その処理について適当な指示を行わなければならない。

2 担当の課長等は、第五条第二項の規定により配布を受けた行政文書について、速やかに、起案その他必要な処理をしなければならない。

(昭五九訓令二〇・平一一訓令二三・平一二訓令三七・平一二訓令八〇・平一七訓令九・平二五訓令二四・一部改正)

(起案)

第八条の二 行政文書の起案は、税務情報システム(府税に関する事務を処理するための情報システムをいう。)を利用する方法により処理する事務に係るものを除き、行政文書管理システムを利用する方法により行わなければならない。

2 税務情報システムを利用する方法により処理する事務に係る行政文書の起案は、別に定める用紙を用いて行うものとする。

(平二二訓令一一・追加)

(行政文書の合議)

第九条 他の関係課等(総務課を含む。以下この項において同じ。)の所掌事務にわたる事案又は他の関係課等の所掌事務に関係のある事案は、関係の次長(部を置く事務所にあっては、部長。次項において同じ。)に合議又は供覧をしなければならない。

2 合議を受けた次長は、速やかに処理しなければならない。ただし、その事案に不同意又は修正その他の意見があるときは、合議をした次長と協議し、協議が整わないときは、直ちに所長の指揮を受けなければならない。

(昭五九訓令二〇・平五訓令一一・平一一訓令二三・平一二訓令三七・一部改正、平一二訓令八〇・旧第十条繰上・一部改正、平一七訓令九・平一九訓令一二・平二五訓令二四・一部改正)

(行政文書の持回り)

第十条 重要な又は秘密の取扱い若しくは急を要する行政文書で持回りを必要とするものの処理については、担当の次長又はその担当者(部を置く事務所にあっては、担当の次長若しくは部長又はその担当者)がこれに当たらなければならない。

(平一二訓令八〇・旧第十一条繰上・一部改正、平一七訓令九・平二五訓令二四・一部改正)

(後閲)

第十一条 処務規程第二十二条の規定により行政文書(行政文書管理システムを利用する方法により作成したものを除く。第十五条から第十七条までにおいて同じ。)を上司の閲覧に供するときは、代決者は、その行政文書の上欄余白に「後閲」と朱書しなければならない。

(平三訓令三・平一二訓令三七・一部改正、平一二訓令八〇・旧第十二条繰上・一部改正、平一六訓令一三・平一九訓令一二・平二二訓令一一・平二五訓令二四・平二七訓令四・一部改正)

(文書番号等)

第十二条 文書取扱者は、決裁の終わった文書(以下「決裁文書」という。)(行政文書管理システムを利用する方法により作成したものを除く。)に決裁年月日、文書記号、文書番号及び簿冊番号を記載しなければならない。

2 文書取扱者は、決裁文書(行政文書管理システムを利用する方法により作成したもののうち発送しないものを除く。)のうち、公示又は公告を要するものにあっては公示公告簿(様式第六号)に、その他のものにあっては文書発送等整理簿(様式第七号)に必要な事項を記載しなければならない。

3 施行に用いる文書(以下「施行文書」という。)(行政文書管理システムを利用する方法により作成したもののうち発送しないものを除く。以下この条において同じ。)は、決裁文書及び公示公告簿又は文書発送等整理簿(第六項の規定による場合にあっては、当該簿冊。以下この条及び次条において同じ。)を添えて、文書主任に送付しなければならない。

4 第一項の文書記号は、税の字並びに事務所の名の頭字と第二字の二字(頭字と第二字の同一のものが二以上あるときは、第四字の一字)及び関係課等の名の頭字とし、同項の文書番号は、公示公告簿又は文書発送等整理簿ごとに一会計年度を通じ一連の番号とし、一文書件名ごとに一文書番号とする。ただし、施行文書で納税通知書、督促状その他別の文書記号又は文書番号を用いることが適当と認められるものについては、当該別の文書記号又は文書番号を用いることができる。

5 簿冊番号は、一会計年度を通じ一連の番号とし、一簿冊件名ごとに一簿冊番号とする。

6 施行文書(公示又は公告を要するものを除く。)のうち、納税証明書、領収書その他これらに類する文書、動産及び有価証券の差押調書の謄本並びに発送記録を兼ねる簿冊による決裁に係る文書については、第一項の規定にかかわらず、文書発送等整理簿の記載を省略することができる。

(昭五九訓令二〇・平一一訓令二三・平一二訓令八・平一二訓令三七・一部改正、平一二訓令八〇・旧第十四条繰上・一部改正、平一六訓令一三・平一七訓令九・一部改正、平一九訓令一二・旧第十三条繰上・一部改正、平二二訓令一一・平二五訓令二四・一部改正)

(公印の押印等)

第十三条 文書主任は、施行文書(発送しないものを除く。)の送付を受けたときは、速やかに当該施行文書を決裁文書及び公示公告簿又は文書発送等整理簿と照合の上、公印を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、同項の施行文書がその性質又は内容により公印の押印を要しないものであるときは、公印の押印を省略するものとする。

3 外国の地方公共団体の機関等に宛てて発送する施行文書については、文書の発信者が署名することにより第一項の規定による公印の押印に代えることができる。

(昭五九訓令二〇・平九訓令八・一部改正、平一二訓令八〇・旧第十五条繰上・一部改正、平一五訓令五・一部改正、平一九訓令一二・旧第十四条繰上・一部改正、平二二訓令一一・平二五訓令二四・一部改正)

(施行文書の発送)

第十四条 施行文書の発送は、交付送達による場合にあっては担当関係課等において、その他の場合にあっては、所長が文書主任に公示、郵送その他の方法により行わせなければならない。

2 前項の規定により、徴収金の賦課徴収又は還付に係る施行文書を郵便法第四十四条に規定する特殊取扱以外の方法により郵送するときは、料金後納の取扱いとしなければならない。

3 第一項の規定により郵送する施行文書については、担当関係課等において、封筒又は包装により封をしなければならない。

4 文書主任は、第一項の規定により施行文書を発送したときは、決裁文書の所定欄に発送等の年月日を記載するとともに公示公告簿又は文書発送等整理簿に所要事項を記載し、当該決裁文書とともに担当関係課等の文書取扱者に返送しなければならない。

5 文書主任は、第一項の規定により行政文書管理システムを利用する方法により作成した施行文書を発送したときは、公示公告簿又は文書発送等整理簿に所要事項を記載し、担当関係課等の文書取扱者に返送しなければならない。

(昭五九訓令二〇・一部改正、平一二訓令八〇・旧第十六条繰上・一部改正、平一五訓令五・平一七訓令九・一部改正、平一九訓令一二・旧第十五条繰上・一部改正、平二二訓令一一・平二五訓令二四・一部改正)

(行政文書の保管及び保存)

第十五条 行政文書は、ファイル(行政文書管理規程様式第七号)(これにより難い場合にあっては、文書保存箱(行政文書管理規程様式第八号))により、一定の場所において保管をすることができる。

2 前項のファイル及び文書保存箱には、保存期間の定めのある行政文書にあっては保存文書索引(行政文書管理規程様式第九号)を、保存期間の定めのない行政文書にあっては資料文書索引(行政文書管理規程様式第十号)を添付しなければならない。

3 保存期間の定めのある行政文書については、一会計年度ごとに区分して保管又は保存をしなければならない。

4 一の簿冊(行政文書の保管又は保存をするための単位をいう。以下この条及び次条において同じ。)に保管又は保存をする行政文書は、同一の文書分類記号を有し、かつ、相互に関連した事項を記録したものでなければならない。

5 保存期間の定めのある行政文書については、保存期間の起算日以後一年間、第一項の保管に係る行政文書と明確に区分して保存をしなければならない。

6 第三項の規定にかかわらず、保存期間の定めのある行政文書及びその行政文書と密接な関係のある保存期間の定めのある行政文書(保存期間の起算日の属する会計年度が異なるものに限る。)を合わせて常時使用する必要がある場合は、これらの行政文書を一の簿冊に保存をすることができる。この場合において、当該保存期間の定めのある行政文書については、それぞれの保存期間を超えて、所長が必要と認める期間、保存をすることができる。

7 前条の規定により行政文書を一の簿冊に保存をする場合にあっては、第四項の規定にかかわらず、当該簿冊は、当該行政文書について、作成することができる。

8 第一項又は第五項の規定によりがたいときは、これらの規定にかかわらず、他の適当な方法により行政文書の保管又は保存をすることができる。

(平一二訓令八〇・追加、平一五訓令五・平一六訓令一三・一部改正、平一九訓令一二・旧第十六条繰上・一部改正、平二二訓令一一・平二五訓令二四・一部改正)

第十六条 所長は、前条第五項の規定により保存をした行政文書のうち更に保存の必要がある行政文書を書庫に置き換え、保存をしなければならない。ただし、常時の使用を要する行政文書(同条第六項の規定により一の簿冊に保存をするものを除く。)の置換えについては、この限りでない。

(昭五九訓令二〇・一部改正、平一二訓令八〇・旧第十八条繰上・一部改正、平一六訓令一三・一部改正、平一九訓令一二・旧第十七条繰上)

(保存文書の閲覧等)

第十七条 関係職員は、所長が保存をする行政文書の閲覧をし、又は貸出しを受けようとするときは、保存文書閲覧(貸出)請求簿(様式第八号)を所長に提出しなければならない。

2 前項に規定する貸出しの期間は、十五日以内とする。ただし、所長は、事務の遂行上必要があると認めるときは、その期間を延長することができる。

(昭五九訓令二〇・一部改正、平一二訓令八〇・旧第十九条繰上・一部改正、平一九訓令一二・旧第十八条繰上、平二二訓令一一・一部改正)

附 則

(施行期日)

1 この規程は、昭和五十八年四月一日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の府税事務所文書処理規程の様式により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をした上で文書管理規程及び改正後の府税事務所文書処理規程(以下「新規程」という。)様式により作成した用紙として使用することができる。

(昭五九訓令二〇・一部改正)

3 新規程第三条第二項第一号の受付印で所長が必要と認めるものの様式については、同号の規定にかかわらず、当分の間、昭和五十七年大阪府訓令第一号による改正前の府税事務所文書処理規程様式第一号によることができる。

4 前項の場合における新規程第三条第二項第二号の規定の適用については、同号中「傍ら」とあるのは、「時刻欄」と読み替えるものとする。

5 新規程第十八条第二項の保存期間は、文書管理規程第十五条第二項の規定により保存期間が定められるまでの間、同項の規定にかかわらず、次の表の第二欄に掲げる文書の種類に応じ、それぞれ同表の第三欄に定める期間とする。

番号

区分

保存年限

備考

1

例規類

永久

税務行政の基本となる通達等で永久保存の要があるもの

十年

右のほか十年保存の要があるもの

2

府有財産関係

永久

庁舎関係書類等重要なもの

3

人事関係

永久

重要なもの

五年

五年間保存の要があるもの

三年

三年間保存の要があるもの

一年

その他

4

金銭出納関係

二十年

重要なもの

五年

その他

5

予算、決算関係

十年

重要なもの

一年

その他

6

各種台帳類

永久

重要なもの

七年

課税台帳その他七年間保存の要があるもの

一年

その他

7

訴訟、不服申立関係

永久

訴訟記録で重要なもの

七年

その他

8

各種証拠書類

七年

決議書、申告書等で重要な証拠となるもの

三年

右のほか三年間保存の要があるもの

一年

その他

9

各種簿冊類

七年

徴収簿その他重要なもの

三年

右のほか三年間保存の要があるもの

一年

その他

10

許可、承認関係

三年

重要なもの

一年

その他

11

各種資料類

三年

重要なもの

一年

その他

12

往復文書

一年

 

13

その他

一年

 

(昭五九訓令二〇・一部改正)

(自動車税事務所処務規程の一部改正)

6 自動車税事務所処務規程(昭和四十五年大阪府訓令第八号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

改正文(昭和五九年訓令第二〇号)

昭和五十九年十月一日から実施する。

改正文(昭和六一年訓令第七号)

昭和六十一年四月一日から実施する。

附 則(平成三年訓令第三号)

(施行期日)

1 この規程は、平成三年四月一日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の府税事務所文書処理規程様式第二号の規定により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をした上、改正後の府税事務所文書処理規程様式第二号の規定により作成した用紙として使用することができる。

(自動車税事務所処務規程の一部改正)

3 自動車税事務所処務規程(昭和四十五年大阪府訓令第八号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

改正文(平成五年訓令第一一号)

平成五年四月一日から実施する。

改正文(平成六年訓令第一〇号)

平成六年四月一日から実施する。

改正文(平成九年訓令第八号)

平成九年四月一日から実施する。

改正文(平成一一年訓令第二三号)

平成十一年五月一日から実施する。

改正文(平成一二年訓令第八号)

平成十二年四月一日から実施する。

附 則(平成一二年訓令第三七号)

(施行期日)

1 この規程は、平成十二年四月十三日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の大阪府府税事務所文書処理規程の様式により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をした上、改正後の大阪府府税事務所文書処理規程の様式により作成した用紙として使用することができる。

附 則(平成一二年訓令第八〇号)

(施行期日)

1 この規程は、平成十二年六月一日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の大阪府府税事務所文書処理規程の様式により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をした上、改正後の大阪府府税事務所行政文書管理規程の様式により作成した用紙として使用することができる。

(自動車税事務所処務規程の一部改正)

3 自動車税事務所処務規程(昭和四十五年大阪府訓令第八号)の一部を次のように改める。

〔次のよう〕略

附 則(平成一五年訓令第五号)

(施行期日)

1 この規程は、平成十五年四月一日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の大阪府府税事務所行政文書管理規程の様式により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をした上、改正後の大阪府府税事務所行政文書管理規程の様式により作成した用紙として使用することができる。

改正文(平成一六年訓令第一三号)

平成十六年四月一日から実施する。

附 則(平成一七年訓令第九号)

(施行期日)

1 この規程は、平成十七年四月一日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の大阪府府税事務所行政文書管理規程の様式により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をした上、改正後の大阪府府税事務所行政文書管理規程の様式により作成した用紙として使用することができる。

附 則(平成一九年訓令第一二号)

(施行期日)

1 この規程は、平成十九年四月一日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の大阪府府税事務所行政文書管理規程の様式により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をした上、改正後の大阪府府税事務所行政文書管理規程の様式により作成した用紙として使用することができる。

附 則(平成二一年訓令第一号)

(施行期日)

1 この規程は、平成二十一年三月一日から施行する。

(経過措置)

2 改正前の大阪府府税事務所行政文書管理規程の様式により作成した用紙は、当分の間、所要の調整をした上、改正後の大阪府府税事務所行政文書管理規程の様式により作成した用紙として使用することができる。

改正文(平成二二年訓令第一一号)

平成二十二年四月一日から実施する。

改正文(平成二七年訓令第四号)

平成二十七年四月一日から実施する。

(平元訓令12・平17訓令9・一部改正)

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(平3訓令3・平12訓令37・平15訓令5・平17訓令9・平19訓令12・一部改正)

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(平5訓令11・平11訓令23・平12訓令37・平17訓令9・平19訓令12・一部改正)

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(平5訓令11・平11訓令23・平12訓令37・平17訓令9・平19訓令12・一部改正)

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様式第五号 削除

(昭59訓令20)

(平12訓令37・平12訓令80・平17訓令9・平19訓令12・一部改正)

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(平5訓令11・平9訓令8・平11訓令23・平12訓令37・平12訓令80・平17訓令9・平19訓令12・平21訓令1・一部改正)

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(平12訓令80・平19訓令12・一部改正、平22訓令11・旧様式第九号繰上)

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別表(第三条関係)

(平一二訓令八・全改)

大阪府三島府税事務所

同  豊能府税事務所

同  泉南府税事務所

同  南河内府税事務所

同  北河内府税事務所

大阪府府税事務所行政文書管理規程

昭和58年3月30日 訓令第1号

(平成27年4月1日施行)

体系情報
第3編 務/第4章
沿革情報
昭和58年3月30日 訓令第1号
昭和59年9月28日 訓令第20号
昭和61年3月31日 訓令第7号
平成元年3月31日 訓令第12号
平成3年3月30日 訓令第3号
平成5年3月31日 訓令第11号
平成6年3月31日 訓令第10号
平成9年3月31日 訓令第8号
平成11年4月30日 訓令第23号
平成12年3月31日 訓令第8号
平成12年4月12日 訓令第37号
平成12年5月31日 訓令第80号
平成15年3月28日 訓令第5号
平成16年3月31日 訓令第13号
平成17年3月31日 訓令第9号
平成19年3月30日 訓令第12号
平成21年2月27日 訓令第1号
平成22年3月31日 訓令第11号
平成25年4月1日 訓令第24号
平成27年3月31日 訓令第4号