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個人情報を含む文書の誤送付について

代表連絡先 総務部  統計課  総務・調整グループ
ダイヤルイン番号:06-6210-9191
メールアドレス:tokei@sbox.pref.osaka.lg.jp

提供日

2020年2月7日

提供時間

14時0分

内容

 統計課において、個人情報を含む文書を誤送付するという事案が発生しました。
このような事態を招きましたことをお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。

1 誤送付した書類及び記載されていた個人情報
  統計調査員2名の源泉徴収票※(住所、氏名、支払い金額、源泉徴収税額等)
  ※統計調査員への源泉徴収票の送付について
    統計調査に従事するために知事が任命した特別職非常勤職員である統計調査員には、
    調査活動に従事した対価として、法律や条例の規定に基づき報酬等が支払われる。
    支払われた報酬等に関して、所得税法に基づく税務署への提出等のため、
    前年に報酬等を支払った全ての統計調査員に対し、源泉徴収票を毎年1月に送付している。

2 事案の経緯
〇令和2年1月28日(火曜日)
  ・統計課担当者と非常勤職員の2名が手分けして、宛名ラベル(統計調査員308名分)を貼付した封筒に源泉徴収票を入れた後、担当者1名で全封筒の封入物の確認を行った。
〇令和2年1月29日(水曜日)
   ・源泉徴収票を郵送した。
〇令和2年1月30日(木曜日)
  ・A統計調査員(以下「A」という。)から、B統計調査員(以下「B」という。)の源泉徴収票が郵送されてきたので、統計課に返送する旨の電話があった。
   ・担当者が、上司に誤送付があった旨報告。
   ・担当者から、Bに電話をしたところ、統計課からの郵便物がまだ届いていなかったので、誤送付の可能性があるため開封しないよう依頼し、承諾を得た。
〇令和2年1月31日(金曜日)
  ・担当者の上司2名がB宅を訪問し、謝罪の上、再発行した源泉徴収票を渡した。
   ・Bから回収した未開封の封筒の内容物がAの源泉徴収票であることを確認した。
   ・担当者の上司2名がA宅を訪問し、謝罪の上、再発行した源泉徴収票を渡した。なお、Aが返送したBの源泉徴収票についても回収した。

3 誤送付の原因
〇源泉徴収票の郵送にあたって、封入物と封筒の宛先に誤りがないよう、複数の職員で作業を行うこととなっている。今回、2名の職員で封入作業を行ったが、封入後の確認作業を職員1名で行ったため、複数職員による確認が徹底されていなかった。

4 再発防止策
〇源泉徴収票の郵送にあたっては
  ・複数の職員が共同して読み上げや確認をしながら封入作業を行う
  ・個別に行った封入作業については、別の職員が封入物と封筒の宛先の照合確認を行う
   など、チェックリストも利用しながら、複数の職員で作業を行うこととし、相互に誤りを抽出する作業体制を徹底する。
  ・部内で本事案を共有し、個人情報の適正管理について徹底するよう注意喚起を行う。

資料提供ID

37258

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