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個人情報を記載した書類の紛失について

代表連絡先 府民文化部  パスポートセンター  業務課
ダイヤルイン番号:06-6949-4470
メールアドレス:passport@sbox.pref.osaka.lg.jp

提供日

2019年7月26日

提供時間

14時0分

内容

大阪府パスポートセンター(以下「センター」という。)において、「一般旅券(パスポート)発給申請書類一式」(以下「申請書類一式」という。)のうち、個人情報を含む書類1枚(以下「本件書類」という。)を紛失したことが判明しました。
 このような事態を招いたことをお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に努めてまいります。
 

1 紛失書類と記載されていた個人情報
 ≪紛失書類≫ 一般旅券発給申請書(ダウンロード版)全2枚のうち2枚目
 ≪記載されていた個人情報≫   申請者氏名、申請者生年月日、申請者性別、出発予定日、主要渡航先での滞在期間、法定代理人氏名
 

2 経過
 ○令和元年7月16日(火曜日)
  ・申請者の法定代理人が、申請書類一式をセンターに提出。
  ・センター受付窓口において、ダウンロード申請書が2枚揃っていることなど必要書類がそろっていることを確認し、申請書類一式をクリアファイルに収納し、センター執務室内での審査へ回付した。
  ※ ダウンロード申請書とは、自宅等のパソコンのブラウザ等を利用して、外務省のホームページの申請書ダウンロードサイトで作成、印刷し署名した申請書のこと。
  ・執務室内で、申請書類一式が揃っていることを確認し、旅券発給履歴参考情報等の書類との照合など、申請内容の審査を行った。
  ・その後、旅券作成準備のため、申請書類一式を確認したところ、ダウンロード申請書の2枚目が無いことが判明した。
  ・当日受付をした全ての書類に、本件書類が紛れ込んでいないか確認したが、見当たらなかった。
 ○令和元年7月17日(水曜日)から18日(木曜日)
  ・センター内のロッカー等や執務スペースをくまなく捜索したが、本件書類は見当たらなかった。
 ○令和元年7月19日(金曜日)
  ・センター職員が申請者宅を訪問。申請者及び申請者の法定代理人に対し、経緯を説明の上、本件書類の紛失を謝罪し、ご了承いただいた。
  ・あわせて書類の再提出をいただいた。
 
3 紛失の原因
 執務室内での審査に用いた旅券発給履歴参考情報等の書類を廃棄(シュレッダ処理)する際、本件書類が混在し、誤って裁断処理した可能性が高いと考えられる。
 ※申請者から提出を受けた書類一式は、センターで受け付けた後、保存期間が終了し、溶解処分するまでは、センター外に持ち出すことがないため、本件書類についても外部への流出の可能性は低い。
 
4 再発防止策
  ・申請内容の審査が終了した時点で、申請書類がそろっているかどうかの確認を徹底する。
  ・不要書類を裁断処理する際には、裁断前に一枚ごとに内容を確認した後に、裁断処理を行う。
  ・職員に対して、本事案を周知するとともに、個人情報保護の重要性の再認識と個人情報の適正な取扱いを徹底する。

資料提供ID

35397

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