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個人情報を記載した書類の紛失について

代表連絡先 住宅まちづくり部  建築指導室建築企画課  調整グループ
ダイヤルイン番号:06-6210-9720
メールアドレス:kenchikushido-g04@sbox.pref.osaka.lg.jp

提供日

2019年7月2日

提供時間

14時0分

内容

 建築指導室において、個人情報を含む建築確認申請にかかる「行政文書等複写申出書」(以下「申出書」という。)を紛失したことが判明しました。このような事態を招いたことをお詫びいたしますとともに、今後、室内の文書及び個人情報管理を徹底し、再発防止に努めてまいります。

 

1 「申出書」に記載されていた個人情報

 申出者氏名、住所、電話番号及びメールアドレス

 

2 経過

 ○平成30年9月11日(火曜日)

 ・申出者が申出書を府政情報室に提出

 ○令和元年6月14日(金曜日)

 ・申出者より建築指導室の担当者に対し、申出書について回答がない旨連絡があった。

 ○令和元年6月17日(月曜日)

 ・府政情報室に確認したところ、受付処理後、申出書は別の文書と同封し、ダブルチェックをした後、建築指導室あてに逓送されていた。 

 ・上記の別の文書は建築指導室に保管していたが、申出書は保管されていなかった。

 ○令和元年6月18日(火曜日)から6月25日(火曜日)

 ・担当者を含め複数の職員が手分けして、グループの全職員の全てのファイルを捜索するが発見できなかった。

 ○令和元年6月26日(水曜日)

 ・建築指導室から申出者に連絡し、申出書を紛失したことを謝罪し、了承を得るとともに、府政情報室にあった申出書の写しをもとに申出者に回答した。

 

3 紛失の原因

 ・申出書は、府政情報室から確実に逓送されており、建築指導室内に到着し袋から取り出した後、他の書類に混在し誤って破棄した可能性が高い。

 ・建築指導室では、情報公開にかかる個人情報を含む文書を逓送等で受領した際の処理手順が整備されておらず、その文書を受領したかどうかの確認ができない状況であった。

 

4 再発防止策

 ・建築指導室において、情報公開にかかる個人情報を含む文書の受付簿を整備し、文書の送付を受けた際、受付簿への記録を行うとともに、府政情報室からの連絡内容と照合する。

 ・あわせて、建築指導室内の全職員に対して、個人情報保護の重要性を再認識させ、個人情報の適正な取扱いを再度徹底する。

資料提供ID

35099

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