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府民意見等の募集時における個人情報を記載した書類の紛失について

代表連絡先 都市整備部  交通道路室道路環境課  交通安全施設グループ
ダイヤルイン番号:06-6944-9283
メールアドレス:kotsudoro-g08@sbox.pref.osaka.lg.jp

提供日

2019年4月19日

提供時間

14時0分

内容

 交通道路室において、「(仮称)大阪府自転車通行空間10か年整備計画(素案)」に対する府民意見等の募集期間(平成31年2月22日(金曜日)から平成31年3月25日(月曜日)まで)に、ファクシミリで送信された個人情報を含む意見提出用紙(以下、「用紙」という。)を紛失する事案が発生しました。このような事案が生じましたことをお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。



1 紛失した用紙に記載されていた個人情報の内容
 意見提出者1名の氏名、住所、電話番号、意見本文

2 事案発生の経過
 ○平成31年3月25日(月曜日)
   意見提出者が、ファクシミリで用紙を提出した。

 ○平成31年4月12日(金曜日)
   意見提出者から、募集期間中にファクシミリで送信した用紙が届いていたか確認があった。
   担当職員が提出された用紙を確認したが、見当たらなかった。

 ○平成31年4月15日(月曜日)
  ・府への着信の記録を確認したところ、3月25日に着信があったことが確認できた。
   その後、執務室内を職員で捜索したが、用紙は発見できなかった。
  ・意見提出者へ個人情報が記載された用紙を紛失した旨を連絡し、謝罪を行った。なお、いただいたご意見については、期限内に提出のあった他の意見と同様に取り扱いさせていただくことで、了解を得た。

3 紛失の原因
 ・ファクシミリの受付に複合機を使用しており、他の印刷物とファクシミリの排出先が同一であったため、他の書類と混在させ、紛失した可能性が高い。
 ・ファクシミリや印刷物が複合機に放置されているのを気付いた者が必ず担当に渡すよう、徹底されていなかった。

4 再発防止について
 ・ファクシミリと印刷物が混在しないよう、複合機の排出先を分けた。
 ・ファクシミリや印刷物が複合機に放置されることのないよう、部内職員に徹底する。
 ・複合機周辺の見える場所に意見募集専用の封筒を設置し、他の職員に意見募集期間中であることを周知する。
 ・部内職員に対して、個人情報の重要性を認識させ、個人情報を含む情報の適正な取扱いを再度徹底する。

資料提供ID

34427

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