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入校願書等の誤廃棄について


提供日

2019年3月29日

提供時間

14時0分

内容

  府立芦原高等職業技術専門校(以下、「芦原校」という。)において、キャリアチャレンジ科(発達障がい者対象)の平成31年度4月入校生選考試験を受験された6名の入校願書等を誤って芦原校内のシュレッダーにより誤廃棄していたことが判明いたしました。このような事態を招きましたことをお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。

 

※芦原校は3月末に閉校し、4月からその機能を府立夕陽丘高等職業技術専門校に移転します。本事案はその移転作業を進める中で発生したものです。

 

1 誤廃棄をした書類と記載されていた個人情報(キャリアチャレンジ科の受験生全員6名分)

   (1) 入校願書

          氏名、写真、性別、生年月日、年齢、住所、電話番号、最終学歴、障がいの概要、職歴

  (2) 就労準備確認シート

          日常生活の状況など

   (3) 主治医の意見書

          障がいの状態、就労に際しての留意事項など


2 経過

 ○平成31年2月7日(木曜日)

     ・キャリアチャレンジ科入校選考試験事務の終了後、担当科指導員が入校願書等をクリアファ

     イルに入れ、芦原校職員室内の書架(施錠)に保管した。

 

 ○平成31年3月18日(月曜日)

     ・担当科指導員が書架内の廃棄対象文書をシュレッダーで裁断処分。

    

 ○平成31年3月22日(金曜日)から25日(月曜日)

     ・移転作業中に、担当科指導員が書架内に当該文書がないことに気付いた。梱包中の箱等を

   全て確認したが、発見できなかった。

 

 ○平成31年3月25日(月曜日)

     ・保存期間が5年であるキャリアチャレンジ科の入校願書等の保管状況を確認したところ、平成

      25年度から平成30年度の入校願書等は、書庫(施錠)内にある書架(施錠)で保管されている

      ことを確認。

  

  当該担当科指導員は、裁断していた文書の中に入校願書等が含まれていることを認識していたが、

  年度の確認を怠っていた。


  18日(月曜日)にシュレッダーにより裁断した入校願書等は、平成31年4月入校生の選考試験受

  験者のものと特定され、紛失など外部への漏えい等はないと判断される。

 

3 対応

  ・3月28日(木曜日)までに、対象者6名に対し、経過を説明、謝罪の上、了承を得た。

 

4 原因

  ・担当職員が書架内の廃棄対象文書をシュレッダーで裁断処分をする際に、ファイルや文書の

     年度の確認を怠った。

    ・廃棄文書の選別、確認をする際、廃棄してはいけないものが含まれていないか、複数名で確認

   を行わなかった。

 

5 再発防止策

   ・文書管理規則や個人情報運用基準等への理解を深めるとともに、校内における文書管理ルー

    ルの周知、徹底を図り、適正な文書管理に取り組む。

   ・文書の廃棄作業を行う際には、廃棄文書の選別、確認を複数名で行うことを徹底する。


<4月1日以降のお問合せ先>

 大阪府立夕陽丘高等職業技術専門校 訓練支援室

 直通 06-6776-9900

資料提供ID

34293

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