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個人情報を記載した書類の紛失について

代表連絡先 府民文化部  パスポートセンター  業務課
ダイヤルイン番号:06-6949-4470
メールアドレス:passport@sbox.pref.osaka.lg.jp

提供日

2018年11月1日

提供時間

14時0分

内容

大阪府パスポートセンター(以下「センター」という。)において、個人情報を含む「一般旅券(パスポート)引換書(以下「引換書」という。)」1通を紛失していることが判明しました。このような事態を招きましたことをお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。

※「引換書」は、パスポート交付時に申請者に持参していただき、受領の署名をした上でセンターに提出していただく書類です。また、パスポート発給業務のうち窓口の申請受付や交付業務などは外部の事業者に委託しています。

 

1 「引換書」に記載されていた個人情報

  旅券名義人氏名及び申請者がパスポートの交付を受けた旨の署名

 

2 経過

 ○平成30年7月12日(木曜日)

   委託事業者の職員が、パスポートの受取期限(発行日から6か月)までに受け取りに来ない申請者に連絡しようと申請書等の確認をしていたところ、既にパスポートが交付されているにもかかわらず、引換書が1通ないことが判明した。(申請者は、平成30年2月21日(水曜日)パスポート受領済み)

 ○平成30年7月20日(金曜日)

   委託事業者の職員が、交付時の窓口でのやりとりの状況及びパスポートの現物を確認したいことを連絡し、当該申請者宅を訪問。引換書が所定の保管場所で見当たらないことを伝えるとともに、申請者の手元に引換書はないこと、パスポートを所持されていることを確認した。

 ○平成30年7月23日(月曜日)から10月19日(金曜日)

   委託事業者の職員及び府職員が手分けして、所内に保存しているすべての引換書及び申請書等を調査したが、当該引換書は発見できなかった。

 ○平成30年10月23日(火曜日)

   委託事業者の職員が、申請者に引換書を紛失したことを連絡し、経緯の説明と謝罪に伺いたい旨を伝えた。

 ○平成30年10月30日(火曜日)

   委託事業者の職員及び府職員が、申請者に対し、紛失した経緯を説明の上、謝罪し、了承いただいた。


3 紛失の原因

 ○本来、引換書はパスポートを交付後、速やかに所定の場所に保管することになっているが、窓口担当者がパスポート交付と併せて申請書類の補正をしており、その際に引換書を誤って他者の申請書類と混在させ、その後保存期間を満了した当該書類とともに溶解処分されてしまった可能性が高いと考えられる。

 ○引換書は、パスポート交付時に受領し、登録処理をした後、保存期間満了まで保管する書類であり、パスポートの受取期限(発行日から6か月)の1か月前に確認することとしており、引換書が所定の場所に保管されていないことが5か月後まで判明しなかったため、所在の調査が遅れた。

 ○なお、申請者から提出を受けた書類は、持ち出し等は一切行わず、全て所内で保存しているため、外部への流出の可能性は低いと考えている。

 

4 再発防止策

 ○委託事業者の職員及び府職員に対して、文書の出し入れや保管場所の確認など、適正な取り扱いを周知徹底した。

 ○即時にパスポート交付状況をデータ管理できるように、9月12日より交付案内窓口にバーコード読み取り機を設置したため、毎日の受付業務終了後、バーコードから読み取ったデータと引換書の枚数を突合し、引換書の受領枚数に間違いがないかを確認することとした。

  ※バーコードの読み取り機は、交付時に引換書の受理番号のバーコードを読み取り、データ管理するもの。

  

資料提供ID

32817

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